A sikeres céged pontosan tudják, mi a jobb megoldás egy-egy folyamatra, mivel jár egy adott munka, és a munkavállalók mennyi időt töltenek el egy feladattal. A rendszerek, és most főként az üzleti operációs rendszerre gondolunk, segíthetnek mindezt elérni. Ez a bejegyzés végigveszi, hogyan gondolkozhatsz rendszerben, mik a legnagyobb előnyei és hogyan profitálhatsz mindebből.
- Mi is az az üzleti operációs rendszer?
- Miért van rá szükséged?
- Mik az előnyei?
- Miből épül fel?
- Hogyan alakíthatod ki?
Sokan gondolják, hogy a vállalkozásod működtetése, vagy cégalapítás alkalmával nem életbevágó egy céges rendszer. Pedig de. Egy jól felépített rendszerben pontosan követni tudsz majd mindent a céges feladatokról, a számlák, az összes dokumentum, a munkavállalók, a kifizetések és az összes funkció a tenyeredben lehet.
Ma pedig már alapvetés, hogy rendszerben gondolkozzunk: túl vagyunk a 2020-as világjárványon, az elmúlt években sorra jöttek a váratlan meglepetések és bizony a gazdaság sem dübörög.
Így ha kiszámítható, átgondolható és tervezhető cégvezetésre vágysz, érdemes megismerkednek az üzleti rendszerekkel.
Mi az az üzleti operációs rendszer?
Az üzleti operációs rendszert (BOS) a céges működés átfogó vázlataként definiálhatnánk: minden funkció, feladat pontosan dokumentált, és az egész szervezet számára elérhető. Egy olyan rendszer, ami a céges iránytűd, a vállalkozásod irányításának útmutatója.
Az üzleti operációs rendszer voltaképp egy használati útmutató a cégedhez, amely segítségével az adott feladatokat, legkisebbtől a legösszetettebbig, dokumentálod, és átadod az egész szervezetnek.
A rendszer meghatározza a vállalkozásod működésének szerkezetét, azt, hogy hogyan és miért végzed el az adott munkát, és milyen sikereket vársz el. Általa minden felhasználó tudni fogja, mi a feladata, mi a céges szerepvállalása, mit vársz el tőle és hogyan járulhat hozzá a vállalkozás sikeréhez.
Nem csak számodra fontos ez, hanem a céged összes dolgozójának iránymutatást ad, az égész vállalatra kiterjed, és a növekedés, fejlődés záloga is lehet.
A legtöbben egyetértenek abban, hogy a megfelelő BOS-t minden vállalat számára egyedi, és a céges működéshez, iparághoz kell igazítani.
A vezetőknek és a csapatoknak el kell kötelezniük magukat az együttműködés és a csapatmunka mellett ahhoz, hogy zökkenőmentesen működhessen a cég. Ehhez nem elég a vezetőség elköteleződése, hanem igaz ez minden dolgozóra.
Egy rendszer csak akkor működhet igazán jól, ha a megfelelő emberek a megfelelő székekben ülnek. A vállalkozás esetében a rendszernek és a benne dolgozóknak is jól kell működnie.
Sok vállalat olyan platformokat keres, amelyek segítenek létrehozni, végrehajtani és betartani az üzleti operációs rendszert. Az olyan megoldások segíthetnek a legtöbbet, amelyek az összes folyamatot helyén kezelik, és segítségével mindenki eligazodhat a rendszerben és el is tudsz számolni a feladataikkal, munkájukkal.
Egy világos, mindenre kiterjedő rendszer rendkívül fontos ahhoz, hogy bízhass abban, a céged nélküled is működni fog. A legnagyobb feladat tehát az, hogy átlásd és lejegyezd a céges működést.
Miért van szükséged kisvállalati operációs rendszerre?
Az egyéni rendszer létrehozásának fő célja, hogy a vállalati célmeghatározás és a hatékonyság kéz a kézben járjanak.
Mit is jelent ez?
A célok a következők:
- Kontroll alatt tartani a céget,
- Leegyszerűsíteni a folyamatokat, hogy a teljesítmény javulhasson,
- Az erőforrások és jövőbeli célok összehangolása,
- A szerepkörök és felelősségi körök meghatározása,
- A céges kultúra létrehozása,
- A munkavállalók motiválása és egy olyan légkör megteremtése, amiben jól érzik magukat,
- Egy olyan rendszer létrehozása, ahol mindenki érti a dolgát és a vállalat skálázható.
5 árulkodó jel, hogy üzleti operációs rendszerre van szükséged
A rendszer felépítése esetében sok erőfeszítésre és erőforrásra lesz szükséged. Éppen ezért sokan halogatják a folyamatot, úgy gondolják, nem érdemes a fenti rendszerre időt áldozni. Induló cégek esetében még inkább adott a probléma, hiszen nem egy irányítási rendszer válik a legfontosabb feladattá ilyenkor.
Azonban minden cégnek van egy rendszere arról, hogyan működik. Ez azonban nem jelenti azt, hogy ez egy jó megközelítés.
A jól működő rendszer esetén, a célok meghatározását követően, a vezetők és a csapatok a közös cél érdekében, a közösen elfogadott folyamatok mentén együtt dolgoznak, egy átlátható és mindenki által ismert rendszerben.
Ez tehát a fő funkció, amelyet egy BOS adhat. Segítségével minden sokkal egyértelműbb lesz.
Nézzük, mik a legfontosabb jelek, hogy tényleg szükséged van egy rendszerre.
Mintha nem Te irányítanád a munkanapokat
Ha folyamatosan olyan váratlan problémák zavarnak meg, amelyek akadályozzák a teendőid vagy a céljaid teljesítését, akkor jobb rendszer kell. Amennyiben nem szeretnéd, hogy operatív problémáid legyenek, egy olyan szoftverre lesz szükséged, ahol mindent nyomon követhetsz. A megbeszéléseket, a prioritásokat, a teendőket, a célokat és a problémákat is.
Nem megfelelőek a kommunikációs folyamatok
A nagy szervezetek tudják, hogyan kell hatékonyan kommunikálni. Olyan alapvető kommunikációs folyamatot alkalmaznak, amely mindenki számára egyértelműek. A legjobb esetben egyértelmű, hogyan, mikor és mit kell kommunikálni az illetékesekkel. Nagyon is fontos, hogy a fenti kérdéskör tisztázott legyen és mindenki tudja a dolgát.
A feladatoknak nincs felelőse
Ismerős az az eset, amikor mindenki a másikra mutogat, ha megkérdezed, ki a felelőse az adott feladatnak? Egy-egy jelentős dokumentum, a számlák rendezése vagy esetleg a legfontosabb folyamatok felelős nélkül maradnak.
Az elszámolhatóságot, a felelősségi köröket minden vállalkozás esetén érdemes már a kezdetek kezdetén kijelölni.
Ha a céges megbeszélések alapján ez nem konkrét, a legjobb, ha egy jól beállított rendszert is kiépítesz a nagyon közeli jövőben.
Magas a fluktuáció
Ha az emberek eredménytelennek érzik magukat, és nem tudják, mit várnak el tőlük, akkor elmennek, hogy máshol keressenek kielégítőbb munkát.
Éppen ezért ha ez igaz a cégedre, akkor mindenképpen rendszerre van szükséged. Általa ugyanis egyértelmű elvárásokat fogalmazhatsz meg, személyes, csapat és vállalati szinten is. Sőt, napi, heti és havi riportok, dokumentáció készülhet, ahol az adatokat is figyelemmel követheted.
Így nemcsak látni fogják, hogy mit csinálnak, hanem azt is tudják, hogyan csinálják.
A munkavállalók úgy érzik, nincs értékteremtés
Amikor a bevétel csökken a növekvő eladások ellenére, az azt jelzi, hogy jobb BOS kell neked. Világosabb elképzelésre van szükség arról, hogy a vállalat min dolgozik, és mindennek igazodnia kell a célokhoz.
A célok meghatározása az üzleti terv része, de 2023-ban már nem megspórolható az sem, hogy minden munkavállaló lássa, miért is dolgozik pontosan.
A kisvállalati operációs rendszer 6 előnye
Nyilvánvaló most már, hogy a jól beállított üzleti operációs rendszer aranyat ér. Nézzük, mik a legnagyobb előnyei!
1. Megerősíti a céged
Egy jól megtervezett BOS azonosítja és támogatja céged kulcsfontosságú funkcióit, amelyek elvezetnek a sikerhez. Segíti a közös siker víziójának átadását azzal a céllal, hogy egységesíti a munkaerőt. Emellett elmagyarázza, hogy miért számít a cég munkája, milyen lépésekkel lehet elérni a vállalásokat, hogyan lehet kielégítő ügyfélélményt teremteni, és milyen nagyszerű eredmények születnek ezáltal.
2. Egyedi folyamatokat épít fel
A BOS lépésről lépésre útmutatást ad a vállalat üzleti tevékenységéhez. Nincs második próbálkozás. Ha mindenki ugyanúgy csinálja a dolgokat, a műveletek gördülékenyebbek és hatékonyabbak lesznek.
3. Megszünteti a felesleges munkát
A BOS abból a szempontból is hatékony, hogy az embereknek nem kell olyan felesleges feladatokra pazarolniuk a munkaidejüket, amelyek nem járulnak hozzá a tervezett eredményhez. Segíti a vezetőket és a csapatokat a vállalat kiszámítható, hatékony és eredményes működtetésében.
4. Nyomon követi a teljesítményt
Ha világos célokat vázolsz fel, konkrét elvárásokkal, és a teljesítmény mérésének módszereivel biztos lehet a siker. Így az emberek megértik a vállalatban betöltött szerepüket, és ugyanazon célok érdekében dolgoznak majd.
5. Megmutatja a hozzáadott értéket
A jól megvalósított BOS megmutatja mindenkinek, hogy az egyes személyek munkája hogyan járul hozzá a vállalati szintű célokhoz. Az emberek kisebb valószínűséggel lazulnak el, és nagyobb valószínűséggel maradnak elkötelezettek ezek elérésében.
6. Új szintre emeli a céged
Ha belefáradtál abba, hogy ugyanazokkal a problémákkal szembesülj, és nem tudod magasabb szintre emelni a céged, akkor egy üzleti operációs rendszer a megfelelő útra terelheti a vállalatod.
Az itt található felsorolás persze csak a jéghegy csúcsa. Ezeket az előnyöket Te is nap mint nap tapasztalod majd, ha a céges rendszert a legjobb kezekre bízod. Akár egy, akár az összes elem vonatkozik rád, csak profitálhatsz belőle.
Az üzleti operációs rendszer 5 eleme
A most felsorolt 5 elem mind hat egymásra: így ez alapján egyik sem elhagyható. Nézzük, mi a legjobb megoldás a céges rendszer kiépítéséhez!
- Folyamatok: azok a lépések, ahogyan a céged a feladatokat kezeli.
- Rendszerek: ezek azok az elemek, amelyek megmutatják, hogyan viszel véghez egy célt, vagy feladatot.
- Szerepek: a munkavállalóid feladatköreinek részletes leírására is szükség lesz.
- Készségek: a szerepkörök mellé azt is be kell emelned, hogy milyen képességek és szakértelem szükséges a feladatok elvégzéséhez.
- Szerkezet: ez az a keret, ahogyan a rendszer támogatja a folyamataid, rendszereid, szerepköreid és készségeid. Tehát a fentiek keretrendszere.
Ez alapján a megfelelő rendszer igencsak összetett, de minden felhasználó megtalálja és érti benne a helyét. A jól használt rendszerben minden világos és érthető.
Az üzleti operációs rendszer felépítése 8 lépésben
Nézzük most meg, hogyan is építheted ki a fentiek fényében a saját operációs rendszered.
1. Fejleszd a folyamataid
Ahhoz, hogy a napi folyamatok hatékonyak legyenek, az alábbiakat kell teljesíteni:
- jól definiált és átfogó folyamatok,
- következetes és megismételhető teendők,
- egyenes és világos útmutatás,
- hatékonyság,
- mindenki számára elérhető folyamatrendszer,
- nyomon követhető célok és feladatok,
- automatizált eszközök, és a technológia kiaknázása, ahol csak lehetséges.
A jó folyamatfejlesztés segít teljesen átláthatóvá tenni a céges feladatokat lépésről lépésre. Ezzel Te és a munkavállalók is nagyot profitálhatnak hatékonyság és érthetőség terén.
2. Állítsd be a rendszereid
A sikeres rendszerekhez az alábbiaknak kell teljesülniük:
- általános célok elérése végett születnek meg,
- egy adott feladatra jellemzőek,
- a szervezet minden szintjén reprodukálhatók,
- bármikor megváltoztatható.
Ha a rendszer jó, kiszámítható munkavállalói tapasztalatokra, remek vásárlói élményekre és hatékonyságra számíthatsz.
3. Határozd meg a szerepeket
Ehhez az alábbiakat kell szem előtt tartanod:
- igazodj a vállalati kultúrához,
- egyértelműen különítsd el a szerepköröket,
- legyél érthető,
- a szerepek alkalmazkodjanak a növekedéshez.
A szerepek meghatározása az alapján történik, hogy mi szükséges a vállalat jövőképének megvalósításához és a küldetés teljesítéséhez. A rendszerek használata közben figyelj ezekre is, ha szerepeket hozol létre:
- Koncentrálj magukra a szerepekre, ne a szerepben lévő emberekre.
- Ne gondolj arra, hogy a szerepek hogyan kapcsolódnak egymáshoz.
- Ismerd fel, hogy egy személynek több szerepe is lehet a vállalaton belül.
4. Azonosítsd be az egyes szerepekhez illő készségeket
Ehhez fel kell sorolnod az összes olyan készséget, amit egy-egy szerepkörben elvárhatsz.
A készségtípusok a következők:
Hard skills: szakmai ismeretek vagy jártasság, mint például a szoftverek ismerete vagy több nyelv ismerete.
Soft skills: személyes tulajdonságok, például jól szervezett, kreatív, intuitív vagy együttműködő.
5. Építsd fel a szerkezetet
Ahhoz, hogy a szervezeti struktúra hatékony legyen, a következőket kell tenned:
- állítsd fel a vállalat jövőképét és értékeit,
- erősítsd meg a napi folyamatokat,
- használd a vállalati rendszereket,
- támogasd a dolgozókat,
- készülj a bővülésre.
A céges szerkezet felépítése az alap, amire minden épül.
6. Készíts átfogó kommunikációs tervet!
Ehhez a szervezet minden szintjét le kell bontanod, és összeírnod, hogyan kommunikálsz céges szinten. Ehhez az is kell, hogy a kommunikációs terv kapcsolódjon az üzleti operációs rendszerhez. A tervnek ezért tartalmaznia kell:
- a szükséges kommunikáció különböző típusait,
- a kommunikáció különböző módjait a típustól függően,
- a különböző típusú találkozókat, például heti, havi találkozók, személyes találkozók, stb.,
- az elfogadható kommunikációs módokat.
7. Készíts SWOT-elemzést
A „SWOT” az „erősségek (STRENGHTS), gyengeségek (WEAKNESSES), lehetőségek (OPPORTUNITIES) és veszélyek (THREATS)” rövidítése. A SWOT elemzés a következőket vizsgálja:
- Erősségek: azok a képességek, amelyek versenyelőnyt biztosítanak az iparágon belül.
- Gyengeségek: a szervezetben lévő hiányosságok, amelyek korlátozhatják a sikert.
- Lehetőségek: azok a piaci körülmények, amelyekből céged jelenleg profitálhat.
- Veszélyek: változások a piacon és és egyéb olyan tényezők, amelyeket nem tudsz irányítani, de hatással lehetnek a sikeredre.
A SWOT-elemzés (LINK) egy hatékony eszköz, amely segít a vezetőknek hatékony BOS-t tervezni, így jobb eredményeket érhetsz el.
8. Hozz létre egy BOS időkeretet
Sok vállalat operációs rendszere négy részből álló ismétlődő ciklusként fut. Például:
- ciklus: Célok meghatározása
- ciklus: Tervek végrehajtása
- ciklus: Eredmények értékelése
- ciklus: Fejlesztés
Sokan részesítik előnyben az éves BOS-t, mert úgy gondolják, hogy a 12 hónap ideális idő a stratégiai célok megvalósításához, ugyanakkor elég rövid ahhoz, hogy az út során végrehajtott módosításokat megléphessék.
Az, hogy neked milyen időintervallum kedvez, csak rajtad és a cégeden áll. Ha havi rendszerben gondolkodnál, és nem évesben, jóval kevesebb idő áll rendelkezésedre egy-egy cél megvalósításához.
Mi azt javasoljuk, ha nem tudsz zöld ágra vergődni a kérdésben, fordulj szakemberekhez! Nálunk nem csak cégalapítás kérdésében kaphatsz tanácsokat! Keress minket bátran!
