Egy vállalat irányítása összetett feladat, és ha a hozzá szükséges szakmai tudása megvan a vezetőnek, akkor a cég funkcionálisan működhet jól. Ahhoz azonban, hogy egy jól működő vállalat kiemelkedő sikereket érjen el, ennél még többre van szükség.
Miben rejlik egy munkahelyi csapat sikerének a kulcsa? Mi a különbség egy főnök és egy vezető között? Hogyan tudja motiválni egy vezető a munkahelyi csapatot? Ebben a cikkben utánajárunk, milyen képességek és tudás birtokában válhat valaki jó vezetővé.
Függetlenül attól, hogy egy vállalat vagy szervezet milyen területen működik, egy csapatvezető felelhet egy csoport, alcsoport, vagy csak egy projekt irányításáért. Minél nagyobb létszámú a csoport, annál összetettebb feladatokat kell a csoportvezetőnek ellátni.
A csoport vezetése során több szerepkörben is helyt kell állni a vezetőnek, ami egy rendkívül nehéz és összetett feladat.
Melyek ezek a szerepkörök?
A csapatvezető szerepkörei
1. Vezető
A vezető felel a csapaton vagy projekten belüli összes munkafolyamat és egyéb tevékenység vezetéséért.
A munkafolyamatok szervezése és vezetése komplex feladat, hiszen nagyobb projektek esetében akár több tucat, egymástól független területen is otthon kell lennie a vezetőnek. Ha pedig erre nincs elehősége, akkor meg kell találnia azt a személyt, akire rábízhatja az adott terület vezetését és szervezését.
A pontos és célravezető delegálás azért fontos, mert a vezető így nem fog elaprózódni, tehát nem fog egyes folyamatok részleteibe – és esetleg kevésbé fontos részfeladatokba – belefolyni.
2. Stratéga
Az ő felelőssége annak a stratégiának a kitalálása és megvalósulása, amely alapján a csapat nekiáll a projektnek.
Persze ebben is kérhet segítséget a munkatársaktól, de a fő irányvonal és a munka megközelítésének lényegi elemeit a vezetőnek kell meghatároznia.
Egy jól működő stratégia nélkül nem lehet a lehető legjobb minőségben megvalósítani egy projektet.
3. Kommunikátor
Az ő feladata a megfelelően működő kommunikációs csatornák kialakítása.
Legyen szó akár a csapattagok közötti kommunikációról, de a csapat és a megrendelő vagy ügyfél között is segítenie kell a gördülékeny kommunikáció kialakulását.
Enélkül nagyon könnyen elcsúszhatnak bizonyos dolgok, amik az egész projekt sikerességét is veszélyeztethetik.
4. Szervező
A csapatvezető felel a már folyamatban lévő munka ellenőrzéséért, szervezéséért.
Emellett a csapattagok folyamatos irányítása és a már létrejött eredmények ellenőrzése is az ő feladata. Ennek azért van nagy jelentősége, mert az ellenőrzések során tud visszajelzést adni a csapat tagjainak, legyen szó akár pozitív akár negatív visszajelzésekről.
A szervezés része lehet az a munka is, amikor valamilyen oknál fogva – betegség, felmondások – egy már folyamatban lévő projektet kell átszervezni. Ha többen is kiesnek, akkor akár alapjaiban is át kell tudnia struktúrálni a munkafolyamatokat, ami kulcsfontosságú lehet a projekt sikerét tekintve.
5. Célkitűző
Az ő feladata az, hogy a dolgozók pontosan tudják, mi a projekt célja. Így motiváltabbak lesznek, mert pontosan tudni fogják, miért dolgoznak.
Itt nem csupán arról van szó, hogy hasraütés szerűen kitalál egy célt a vezető, hanem reális, elérhető, és a csapat tagjai által is értelmezhető cél kitűzésére van szükség. Ha a cél már a kitűzés és a bemutatás pillanatában irreális, azt észre fogják venni a munkavállalók és kételkedni fognak a sikerességben.
A csapattagok motivációját a cél szem előtt tartásával fenn lehet tartani, vannak azonban további motivációs technikák, de ezekkel részletesebben foglalkozunk a későbbiekben.
Ezen szerepkörök között persze folyamatos az átfedés, egyik sem működik a többi nélkül. Mindeközben természetesen a csapatvezetőnek konkrét feladatokat is el kell látnia, hiszen ő is a csapat tagja, így rá is hárulnak mindennapi teendők és kötelezettségek.
A csapatvezető feladatai
A vezetőnek tehát a szerepkörök gyakorlása mellett személyre szabott feladatokat is el kell látnia. Ezeknek a feladatoknak a gyakorlása a vezető mindennapi feladatai, amelyek lehetővé teszik a projekt gördülékeny előrehaladását.
1. A csapattagok trenírozása
Egy jó csapatvezető felkészíti a csapat tagjait a munka elvégzésére. Biztosítja számukra a célok eléréséhez szükséges készségek elsajátítását, és azok fejlesztését.
A coaching magába foglalja a csapattagok fejlesztését, de ugyanennyire fontos a munka minőségével kapcsolatos visszacsatolások és értékelések kommunikálása is a dolgozók felé.
Emellett arra is figyelnie kell a vezetőnek, hogy demonstrálja az általa elvárt és a projekt sikerességét elősegítő munkamorált, hiszen ezzel hiteles lesz a projektben résztvevő tagok szemében.
2. Fejleszti a csapat erősségeit és javítja a gyengeségeket
Minden csapatnak vannak erősségei illetve gyengeségei, melyeknek az egyensúlyba hozása szintén a csapatvezető feladata.
Neki kell úgy kialakítani a csapat összeállítását, hogy minden pozícióra az arra legalkalmasabb dolgozó kerüljön, ezzel maximalizálva a projekt sikerességét.
A gyengeségek ellensúlyozására pedig ki kell találnia olyan megoldásokat, amelyeket a dolgozók a szükséges lépések megtételével magukévá tudnak tenni, jobbá válva így azokon a területeken, ahol addig gyengébben teljesítettek vagy kevesebb tapasztalattal rendelkeztek.
3. Célok meghatározása és az előrehaladás értékelése
Korábban a vezető szerepeinél már említettük a célok kitűzésének fontosságát. Ez azonban a csapatvezető mindennapi teendőinél is megtalálható.
A célok meghatározása és főként azok szem előtt tartása rendkívül fontos motivációs tényező. Ha a csapat tagjai folyamatosan szem előtt tartják a kitűzött célt/célokat, akkor az pozitív hatást gyakorol a teljesítményükre.
A vezető feladata azonban abban a tekintetben is fontos, hogy a célok elérését a megfelelő módon mérje, ellenőrizze. Rengeteg félreértés alakulhat ki abból, ha nincsen pontosan meghatározva és kommunikálva az elérendő cél. Pláne akkor okozhat ez problémát, ha a kitűzött cél irreálisan nagy, ami valójában teljesíthetetlen.
4. Konfliktusok kezelése
A konfliktusok kezelése talán az egyik legnehezebb feladat egy csapatvezető életében.
A csapatok rengeteg különféle személyiségű, tudású és motivációjú emberből állnak, akik között törvényszerűen ki fognak alakulni konfliktusok, legyen szó a munkáról vagy magánügyi súrlódásokról.
A vezető dolga elsősorban az, hogy olyan környezetet és hangulatot teremtsen, ahol megelőzhető a konfliktusok kialakulása. Ez azonban természetesen egy igen nehéz, nagyjából lehetetlen küldetés.
De ha kialakul egy konfliktus, akkor mi a teendő?
Ha létrejön egy konfliktus két vagy több dolgozó között, akkor az elsődleges feladat a probléma eszkalálódásának megelőzése. Meg kell próbálni még csírájában elfojtani a konfliktust, mert ha eszkalálódik, az az egész csapatra nézve veszélyes lehet.
A vezetőnek egyesével le kell ülnie az érintettekkel beszélni, majd – ha van rá lehetőség – közösen is körül kell járni a problémát, kutatva a lehető legjobb megoldást.
Ez a fajta mediáció a munkahelyi konfliktusok legjobb megoldási módja. Emellett pedig a szabályok pontos lefektetésével elejét lehet venni a konfliktusok kialakulásának.
5. Megbeszélések, csoporttalálkozók szervezése
A megbeszélések szervezése is a csapatvezető egyik fontos feladata, hiszen ezeken az eseményeken – legyen szó személyes vagy online találkozóról – segíthetik a csapat tagjainak az egyben tartását, a közös cél elérése felé terelését.
Emellett pedig a részeredmények megbeszélése és az esetleges módosítások megtétele is így a legegyszerűbb.
A csoporttalálkozókra akkor is szükség lehet, ha több különálló csoport is dolgozik ugyanazon a projekten. Így a csoportok meg tudják osztani egymással a munka során szerzett tapasztalataikat, így segítve egymás munkáját.
Ezek tehát a csapatvezető feladatai.
A feladatok és a szerepkörök összehangolása egy rendkívül nehéz feladat. Vannak azonban olyan tulajdonságok, amelyek hasznára válhatnak egy jó vezetőnek. Ezeknek a tulajdonságoknak és képességeknek a birtokában könnyebbé válhat a konfliktusok kezelése, a szervezés és a dolgozók, a csapattagok motivációja is.
Egy jó vezető fontos tulajdonságai
- Verbális és nonverbális kommunikációs készség: Egy jó vezetőnek kiváló kommunikációs készségekkel kell rendelkezni, hiszen a feladatok kiosztása, ellenőrzése, a visszajelzések adása is történhet szóba, így elengedhetetlen a minőségi, asszertív kommunikáció
- Szervezőkészség: Az egyik legalapvetőbb skill a jó szervezőkészség, hiszen lényegében minden feladatkör során szükség lehet átszervezésre, váratlan helyzetek megoldására
- Delegálási képesség: A delegálás, azaz a feladatok kiosztása azért kiemelten fontos, mert tudni kell megtalálni a megfelelő embert egy adott feladatra, és jól érthető, egyértelmű módon kell a feladatot elmagyarázni, hogy a dolgozó a lehető legtöbb információt megkapja a feladat elvégzéséhez
- Integritás: Itt arra kell gondolni, hogy a vezetőnek példamutató magatartást kell mutatni, feddhetetlennek kell lennie, hiszen így tud csak teljesen hiteles lenni a dolgozók szemében. A munkamorál fenntartásának egyik legfontosabb eleme az, ha a vezetőn látják az emberek, hogy ő is része a csapatnak, velük együtt dolgozik legjobb tudása szerint
- Magabiztosság: A magabiztos kiállásra szükség leeht a feladatok delegálásánál, a konfliktuskezelés során, de a dolgozókra is hatással lehet, ha azt látják a vezetőn, hogy magabiztos. Ez a miliő könnyen átragadhat a dolgozókra is, ami növeli a teljesítményüket, így elősegítve a célok elérését.
- Következetesség: A következetesség a hiteles vezető elengedhetetlen tulajdonsága. Ha a vezető maga is megfelel a dolgozók irányában elvárt feltételeknek, és nem kér számon olyan dolgot senkin, amit ő maga sem csinált meg, annál semmi sem teszi hitelesebbé a vezetőt. Ráadásul a következetességnek köszönhetően a dolgozókban is kialakul egy stabil kép a vezetőről, tudni fogják, hogyan viszonyuljanak hozzá.
A csapatvezető egyik legfontosabb feladata a csapat tagjainak a motivációja.
A munkahelyi motiváció típusa
A motivációnak alapvetően két típusa van, a külső és a belső motiváció. Mindkettő nagyban hozzájárulhat abban, hogy egy dolgozó a lehető legtöbbet megtegye a kitűzött cél elérése érdekében.
Érdemes azonban külön is megvizsgálni a kettőt.
1. Külső motiváció
A külső motivációs tényezők egy külső tényezőn alapul. Ennél a fajta motivációnál az adott tényező megszerzése vagy egyes esetekben annak elkerülése a cél.
A dolgozók esetében a leggyakoribb ilyen külső motivációs tényezők a fizetésemelés, az előrelépés lehetősége, illetve a büntetés vagy a kirúgás elkerülése.
2. Belső motiváció
A belső motiváció az egyénen belül alakul ki, a külső motivációval szemben itt nem pedig egy külső tényező megszerzése vagy elkerülése a mozgatórugó.
Itt a cselekvőben maga a végzett feladat, a cselekvés pozitív érzéseket vált ki. A belső motiváció tehát azért alakul ki, mert a cselekvő szereti végezni a munkát, így nem elvárásoknak akar megfelelni, illetve nem vár cserébe semmilyen juttatást.
A belső motiváció egyértelműen magasabb minőségű a külső motivációhoz képest. Vannak természetesen olyan esetek – nem is kevés – amikor csak külső motivációt tud találni a munkavállaló.
Kutatások azonban bizonyították, hogy a külső motiváció gátolja a belső motiváció kialakulását. Épp ezért fontos, hogy ha egy adott feladattal kapcsolatban rendelkezünk belső motivációval, akkor kerülni kell a külső motivációs forrásokat. Persze csak abban az esetben, ha valóban nincs szükségünk a külső motivációs tényezők figyelembe vételére.
Egy csapatvezető hogyan motiválhatja a munkatársakat?
Hogyan motiválja a vezető a csapat tagjait?
1. Példamutatás
Alapfeltétel, hogy a vezető példamutató magatartást tanúsítson, hiszen ezzel hitelessé válik. Ha egy vezető csak szóban ,,nagy melós” akkor nem lesz soha igazán hiteles a dolgozók szemében.
Ha azonban a dolgozók látják, hogy a vezető is részt vesz a folyamatokban, akkor az motiválja őket, hiszen a vezető példamutató magatartása erősítheti bennük azt az érzést, hogy olyanná akarjanak válni, mint a csapatvezető. Ráadásul ha a vezető következetes, akkor valóban jogosan támaszthat magasabb elvárásokat a munkavállalók irányába.
2. Kiváló munkakapcsolatok
A jó vezető-beosztott viszony egyértelműen pozitív hatást gyakorol a munkamorálra.
A vezetőnek figyelnie kell arra, hogy őt is a csapat tagjának tekintsék, ne alakuljon ki hatalmas szakadék a vezető és a beosztottak között.
De hogyan érheti ezt el a vezető?
A munkatársak számára rendezett csapatépítő programok kiváló lehetőséget nyújtanak abban, hogy a munkatársak ne csak kollégák, hanem esetleg barátok is legyenek.
Fontos az ilyen rendezvények esetén, hogy a vezető a dolgozók bevonásával tervezze meg azt, hogy valóban olyan programot válasszon, ahol a lehető legtöbben jól tudják érezni magukat.
3. Célok meghatározása
A célok meghatározása és azok szem előtt tartása megteremti és fenntartja a dolgozók motiváltságát. Ennek a fontosságát szinte nem lehet eléggé hangsúlyozni.
Ha a célok eltűnnek a projektben résztvevő munkatársak elől, vagy lekerül róluk a fókusz, akkor igen hamar motiválatlanná válhatnak, különösen akkor, ha egy hatalmas projektről van szó.
A vezető dolga a munkatársak érdeklődésének a fenntartása.
4. Visszajelzések adása
A feedback az egyik legfontosabb motivációs eszköz.
Legyen szó akár pozitív akár negatív visszajelzésről, a munkavállalókra óriási hatást gyakorolhat egy értékelés.
Magyarországon ennek sajnos nincsen erős kultúrája, így ahol találkozik vele egy munkavállaló, biztosan hatni fog a motivációjára.
A kommunikáció rendkívül fontos a feedback során, hiszen egy építő jellegű kritika is lehet bántó, illetve egy dicséret is tud úgy hangzani, ami bántó lehet a munkavállaló számára. Egyértelműsíteni kell minden esetben, hogy a visszajelzés célja az, hogy a dolgozó jobban érezze magát illetve hogy a munkája értékes a csapat számára.
5. Személyes segítségnyújtás
A vezetőnek elérhetőnek kell lennie a dolgozók számára, ha munkahelyi vagy személyes problémákkal fordulnak hozzá.
Ez hozzájárulhat a bizalmi kapcsolatok kialakításához, így a többi motivációs eszközt is sokkal magabiztosabban és sikeresebben tudja majd alkalmazni a vezető.
A csapatvezetés egyik legfontosabb része a csapat tagjainak a motiválása. Motiváció nélkül ugyan el lehet végezni bizonyos feladatokat, igazán kiemelkedőt azonban csak egy jól szervezett, motivált közösség tud létrehozni. Egy ilyen csapatnak pedig szüksége van egy minden tekintetben kiemelkedő vezetőre, aki egyben tartja a csapatot és fenntartja a motivációt a közös cél elérésének érdekében.
