Minden cég találkozik előbb utóbb befizetetlen számlákkal, tartozásokkal. Ez egyik fél számára sem kellemes, de mit tehetünk, ha hozzánk nem érkezett be a számlázott összeg? Ilyenkor első körben fizetési felszólítást kell kiküldenünk: a kérdés csak az, hogy mit tartalmazzon ez az irat?
A fizetési felszólítás egyik félnek sem jó, azonban mégis rengeteg vállalkozó, cég vagy magánszemély szembesül azzal a problémával, hogy nem tudja tartani a határidőket.
Ez lehet anyagi probléma miatt, de akár elkallódott számlák, sőt feledékenység is okozhatja ezt a problémát.
A fizetési felszólítás az első lépcsőfok: cikkünkben arra szeretnénk megoldást nyújtani, hogy mikor és hogyan írjuk meg ezt a dokumentumot, illetve mi a teendő, ha így sem járunk sikerrel.
Mi a fizetési felszólítás?
A fizetési felszólítás fogalmát nem csak az adósnak, hanem cégednek is ismernie kell. Ez egy olyan dokumentum, amely akkor kerül kiküldésre, ha az üzleti partner, vállalkozó nem fizette ki a megrendelt terméket vagy szolgáltatást. A tartozás létrejöhet cégek, szolgáltatók vagy magánszemély részéről is.
Bármilyen tételben tartozhatnak a cégednek: értelemszerűen a milliós beruházások tartozása jobban fáj, de a kisebb összegeket is figyelemmel kell kísérni.
Persze ebben az esetben nem az adósságbehajtás az első lépés, hanem a fizetési felszólítás kiküldése: ez is lehet többszöri alkalom.
Mikor írhatunk fizetési felszólítást?
A válasz egyszerű lehet, de mégsem teljesen evidens. Akkor kell kiküldeni ezt az iratot, ha a fizetési határidőt átlépte a partnered: a felszólítás a békésebb út arra, hogy a kötelezettséget behajtsd.
Természetesen jelezheted neki előre, ha lejárt a kitűzött dátum: sok esetben csak feledékenység vagy egy elveszett számla áll a nemfizetés hátterében.
Ha az adós nem fizet, következő lépcsőfokok várnak rá, egészen a NAV-os végrehajtásig, vagy az ingatlan elárverezéséig.
Fontos megjelölni a felszólításban azt az utolsó időpontot, amikor be kell érkeznie a kérdéses összegnek!
A fizetési felszólítást követő következmények minden esetben más időintervallumot ölelnek fel. A vállalkozók és magánszemélyek általában rugalmasabbak, míg a pénzintézetek, állami szervek és nagyobb vállalatok kevésbé.
Fontos kiemelni, hogy a felszólítás is járhat költségekkel: sok esetben késedelmi kamatot számíthatnak fel.
Mi szerepeljen a fizetési felszólításban?
A fizetési felszólítás is tartalmaz formai követelményeket. Az alábbiakat mindenképpen kell tartalmaznia:
- Jelöld meg a címzett(ek)et.
- Az irat tárgya legyen az alábbi: fizetési felszólítás.
- Add meg a felszólító fél azonosítását szolgáló adatokat (pl. a cég neve, cégjegyzékszáma, adószáma székhelyének címe).
- Tájékoztasd a fizetés elmaradásáról, illetve add meg a kérdéses számla adatait is (kelt, számla száma, tartozás összege + ÁFA + késedelmi kamat).
- Tüntesd fel a fizetés határidejét.
- Írd bele a felszólítás tényét és írd meg a szövegét (kit szólítasz fel, milyen összegek befizetésére és meddig, milyen számlaszámra érkezzen az összeg, milyen címzettnek utalja át az összeget).
- Mindenképpen tájékoztasd a nemfizetés következményeiről (fizetési meghagyás, végrehajtás, bírósági jogorvoslat stb.).
- Dátumozd, keltezd az iratot.
- Lásd el az aláírásoddal.
Mi követi a felszólítást?
Ahogyan korábban írtuk, a fizetési felszólítás a tartozás behajtásának első lépése. Egy békés, ámde hivatalos megoldás az adósság megszerzésére. Azonban ennek is vannak szigorúbb következményei.
Ezek általában az alábbiak:
- fizetési meghagyás,
- végrehajtás,
- jogorvoslat.
A felszólítást a fizetési meghagyás követi. Ez egy súlyosabb irat, mely nem peres adósságrendezés, azonban ezt már közjegyző állítja ki.
Ezt követi a végrehajtás, amely már egy drasztikusabb lépcsőfoka az adósságrendezésnek. Ez az a pont, ahova már abszolút nem érdemes eljutni.
Végül, ha ez sem járt sikerrel, a pereskedés következik, amely anyagilag is megterhelő stádium.
Igyekezz békés úton rendezni az követeléseket, és csak akkor lépj szigorúbb útra, ha nincs más megoldás. Az adósságbehajtás egyik félnek sem kellemes, de a felesleges fenyegetőzés sem vezet előre.
Mikor fordul a fizetési felszólítás fizetési meghagyásba?
Ha lejár a fizetési felszólításban feltüntetett határidő, újabb lépés következik: ez a fizetési meghagyás. Ahogy fentebb is írtuk, itt már közjegyző jelenléte is indokolt, ezért ez egy drasztikusabb adósságbehajtás.
Mindenképp rendelkezned kell bizonyító tényezőkkel (szerződés, teljesítési igazolás, szállítólevél, számla) ahhoz, hogy jogosan követeld a szóban forgó összeget.
Az üzleti partnerség fontos eleme, hogy megbízz a másikban, ezért mindig jelezni kell, ha a kérdéses számla nem került rendezésre.
Fontos tudni, hogy a fizetési határidőket te szabod ki: tehát ha a felszólításban egy hosszabb időintervallumot jelölsz meg, nagy eséllyel nem fordul meghagyásba a probléma.
Minden esetben konzultálj a kiküldés előtt könyvelőddel és jogi képviselőddel, hogy bebiztosítsd magad. A tartozás komoly dolog, akkor is, ha cégednek tartoznak.
A bizalom fontos, de könnyen pereskedésbe fulladhat egy-egy nagyobb összeg hiánya, ezért a jól kiállított fizetési felszólítás fontos pontja a biztos hátterednek.
Ha pedig a másik oldalon vagy, azaz te tartozol, a legjobb, ha elkerülöd a felszólítás beérkezését: mindig tartsd észben a fizetési határidőket és a számlákat, így nem érhet kellemetlen meglepetés.
Ha megbízható könyvelőre van szükséged, bátran fordulj hozzánk! Ha pedig látni szeretnél egy fizetési felszólítás sablont, töltsd le ingyenesen oldalunkról!
A fizetési felszólítás mintát erről a linkről töltheted le!
Regisztrált Mérlegképes Könyvelő, Adóstratégiai és Üzleti Tudatosság Tanácsadó
2003 óta könyvelő és 2007 óta a K&K Tudatos Könyvelés KFT ügyvezetője
Küldetésem az Üzleti és magán életi Tudatosság népszerűsítése, célom hogy támogassam az ügyfeleinket abban, hogy egy profi és sikeres céget építsenek. Erősségem a stratégiai szemlélet és nagyon jól rá tudok érezni arra, hogy a partnereinknél milyen területeket szükséges fejleszteni ahhoz, hogy sikeresebbek legyenek.
Egész életemben a tudatosságra törekedtem az életem minden területén és cégemmel is ezt képviselem.
