Frusztrációt érzel amiatt, hogy a vállalkozásod vagy a céged helyzete és fejlődése nem az általad elvárt módon alakul? Egy vállalkozás fejlődésének számos dolog vethet gátat. A vezetőjének – vagy akár egy egyéni vállalkozónak – pedig fontos feladata, hogy kiderítse, milyen tényezők miatt nem fejlődik a vállalkozás az előre eltervezett módon.

Igen gyakori jelenség, hogy a meglévő javak és erőforrások átgondolatlan elköltése okozza a stagnálást, de ez akár regresszióhoz is vezethet. A nem megfelelően elköltött vagy befektetett pénz sok esetben még ronthat is a cég anyagi helyzetén ahelyett, hogy fellendítené azt. 

Ebben a cikkben a költségoptimalizálás kerül górcső alá, és megvizsgáljuk, pontosan hogyan képezi részét ez a MATEK-analízisnek, a K&K Tudatos Könyvelés új szolgáltatásának.

Mit is jelent az optimalizálás?

“Az optimalizálás a legjobb állapot, illetve cselekvés kiválasztására alkalmas eljárás, valamely előre meghatározott kritérium alapján.” Ez az optimalizálás szótári meghatározása, érdemes azonban ezt értelmezni és példákon keresztül is megvizsgálni.

Egy olyan folyamatról beszélünk, amely során az adott helyzetben vagy körülményben kialakítjuk a lehető legjobb hatásfokon való működést és mindezt úgy, hogy egy előre meghatározott célunk van.

Itt fontos megjegyezni, hogy az optimalizálás során – legyen szó akár egy focicsapatról, egy logisztikai egységről vagy egy vállalatról – mindig a meglévő, rendelkezésünkre álló erőforrásokat tudjuk használni. Lényegében arról van szó, hogy a meglévő keretek között törekszünk a folyamat vagy helyzet tökéletesítésére.

Milyen egy jól optimalizált működés?

Vegyük a korábban említett példák közül a focicsapatot. Az optimalizáláshoz először meg kell határozni, milyen kritériumoknak akar megfelelni a csapat. 

Itt fontos kiemelni, hogy a rosszul megválasztott célok sok esetben még nagyobb problémákat is okozhatnak mint a meglévő gondok. Épp ezért törekedni kell arra, hogy ne támasszunk túl nagy elvárásokat magunkkal vagy az adott projekttel szemben.

Az optimalizálás során a kiválasztott cél eléréséhez csak a meglévő kereteket használjuk. Fontos tehát az, hogy a csapat minden játékosát ismerjük, és tisztában legyünk a képességeikkel, legyen szó akár pozitív akár negatív dolgokról. Az optimalizálás lényege itt az, hogy minden pozícióban az arra legalkalmasabb játékos kerüljön, így tud a lehető legjobban működni a csapat.

És ha nincs optimalizálva a működés?

Maradva az előző analógiánál, ez annyit jelent, hogy a nem megfelelő játékosok játszanak az egyes pozícióban. Aki kapusnak tanult, de középpályán játszik, a csatár pedig kapusként, abból nagy valószínűséggel semmi jó nem fog kisülni.

Ez persze nem csak csapatokra igaz. Ha egy egy nagyvállalatnál vagy egy kisebb cégnél egyes pozícióban a nem megfelelő tudással rendelkező emberek ülnek, az rövidebb-hosszabb idő után a cég működésére is ki fogja fejteni a hatását. 

Ha nincs egy működés optimalizálva és az erőforrások nem a megfelelő helyre kerülnek, akkor a produktivitást nem lehet maximalizálni. 

Ha egy egyszerűbb feladatot egy túlképzett ember végez, akkor a tudása nincs megfelelően kihasználva. De fordítva is igaz. Ha egy nehéz feladatot viszont egy ahhoz nem értőre bízunk, akkor pedig a feladat nem lesz megfelelő minőségben vagy idő alatt elvégezve, ami működési zavarokhoz is vezethet. 

És mi a helyzet a költségek optimalizálásával?

A költségoptimalizálás egyenlő a költségcsökkentéssel?

Ezt a két fogalmat igen gyakran összekeverik, azonban közel sem ugyanazt jelenti a két kifejezés. 

Az költségoptimalizálás a cég erőforrásainak, tehát pénzének a lehető legkedvezőbb, a kitűzött célokat legjobban elősegítő módon való elköltését, befektetését jelenti. Ez persze azzal is jár, hogy egyes területekre kevesebb pénz jut majd, míg más területekre nagyobb erőforrásokat fordít a cég vezetése. 

Ez tehát azt jelenti, hogy azoknál a területeknél, ahol a befektetett pénz nem igazán vagy csak kevéssé fejti ki pozitív hatását, ott csökkentik azt. Azokon a területeken azonban, ahol nagyobb a potenciál, tehát van lehetőség a fejlődésre, a növekedésre, ott növelik a befektetett erőforrások mértékét. 

Ennek az eredménye pedig akár rövid időn belül is az, hogy a fejlődésre érdemes területek fellendülnek, a kevesebb értéket képviselő, vagy akár felesleges részlegek pedig nem foglalnak el indokolatlanul nagy erőforrást a cég költségvetéséből. 

És a költségcsökkentés?

A költségcsökkentés ezzel szemben azt jelenti, hogy az elkölthető, befektethető összeget csökkentik, ami akár azt is jelentheti, hogy minden egyes terület erőforrásai visszaesnek, vagy szélsőséges esetben egyes területek meg is szűnnek. 

Jól látható tehát a különbség a költségcsökkentés és a költségoptimalizálás között, érdemes tehát nem összekeverni a két fogalmat.

A költségoptimalizálás 4+1 sarokköve

A költségek optimalizálásához érdemes tisztában lenni pár dologgal. Most végigvesszük, milyen elvek alapján érdemes belevágni ebbe, és hogy milyen segítséget tudunk nyújtani ebben a témában.

1. Pontosan ismerned kell a cég anyagi helyzetét

Az első és egyik legfontosabb feltétele a sikeres optimalizálásnak, hogy tisztában kell lennünk a cég vagy akár egyéni vállalkozás anyagi helyzetével. 

Ebbe természetesen beletartoznak a bevételi források, a legkisebbtől a legnagyobbig, de emellett természetesen a kiadások is ugyanolyan fontosak. Ahhoz, hogy sikeresen optimalizálni lehessen az erőforrások elosztását, a lehető legrészletesebb tudással kell rendelkezni a cég anyagi helyzetét illetően.

Ilyenkor lehet óriási segítség egy pontos, precíz könyvelés. Ha a cég könyvelése rendben van, akkor mindenféle, a pénzügyeket érintő feladat sokkal egyszerűbb lesz. 

2. A megfelelő célokat tűzted ki?

Ahogy korábban már említettük, a sikeres optimalizálás csak akkor jöhet létre, ha a megfelelő, a cég méretéhez, jellegéhez reálisan kapcsolódó célokat tűzzük ki. Egy rosszul megválasztott cél akár végzetes károkat is okozhat.

Ha túl magas elvárásokat támasztunk a céggel és így a munkatársakkal szemben, annak több negatív következménye is lehet. 

A cégnél dolgozó munkatársak túlhajszolják magukat, és ha irreálisan nagyok az elvárások, akkor lényegében teljesíthetetlen feladatok fognak előttük tornyosulni, amivel lehetetlen lesz megbirkózni. Ez rövid időn belül kiégéshez vezet, aminek pedig az a következménye, hogy a munkatársak más lehetőségek után fognak nézni. A magas fluktuáció pedig igen kevés helyzetben jelent előnyt, így ezt érdemes szem előtt tartani.

A túl alacsony elvárások azonban szintén károsak lehetnek, hiszen ha nincsen megfelelő, elérhető cél megfogalmazva, akkor a cég ,”egy helyben toporog” és így a konkurencia – ahol valódi, jó célok vannak kitűzve – óriási, sok esetben behozhatatlan előnyre fog szert tenni, ami akár a cégünk végét is jelentheti.

Részletesen foglalkozunk ezzel a témával egy korábbi cikkünkben, amit az arányosságról írtunk. Érdemes lehet ezt is elolvasnod!

3. A fejlődésre kell törekedned

A költségoptimalizálás sikerességéhez persze nem elég, ha tisztában vagyunk a bejövő és kimenő pénzforgalommal. Ennél is fontosabb, hogy olyan szemlélet szerint működjünk, amiben a fejlődés, a jobbra való törekvés az alapja minden döntésünknek.

A hosszú távban való gondolkodás egyik legfontosabb mozzanata, hogy már a jelenben is gondolunk a jövőre. Egy cég vezetőjeként persze lehet az a legfontosabb számunkra, hogy minél jobban éljünk és a lehető legtöbb pénz vigyük haza, de ha ez alapján hozunk meg minden döntést, akkor az igazi fejlődés lehetőségétől fosztjuk meg magunkat és a céget. 

A befektetés, a fejlesztés, a ,,pénz visszaforgatása” rendkívül fontos, hiszen így lehetséges  olyan szervezeti kultúrát kiépíteni, ami távlatokban gondolkodik, és a jövőre is gondol. 

4. A vállalkozás pénze nem a te pénzed

Az előző gondolathoz csatlakozva fontos azt is kiemelni, hogy a cég pénze az nem a te pénzed. Számos cégtulajdonos gondolkodik úgy, hogy a cég pénze az az ő pénze, hiszen a cég is az övé. 

Ez azonban közel sincs így. A cég pénzét külön kell kezelni a saját pénzedtől. A meggondolatlan költekezés vagy a nem megfelelően könyvelt vásárlások óriási hiányokat okozhatnak egy cég vagyonában. Ha szoktál a cég pénzén vásárolni, akkor érdemes jól megfontolni azt, mire is költesz, és ha már így tettél, akkor a könyvelő irányába mindenképp jelezned kell, hogy a könyvelésből se maradjon ki.

Ez elengedhetetlen ahhoz, hogy a költségeket optimalizálni lehessen, hiszen ahogy írtuk, a precíz könyvelés mindennek az alapja. 

+1.  A tudatosság itt is kiemelten fontos

Az eddig leírt elvekhez mindenképpen tartani kell magad, ha a költségoptimalizálás kerül szóba a cégeddel kapcsolatban. 

És hogy mi kell ehhez?

A tudatosság, amely minden területen komoly változásokat hozhat, elengedhetetlen feltétele annak, hogy a vállalkozásod kapcsán kialakíts egy olyan szemléletet, ami a lehető legjobb működést, fejlődést szorgalmazza. 

Ha tudatos vagy, akkor minden egyes lépésedet úgy fogod meghozni, hogy végiggondolod, milyen lehetséges kimenetelek jöhetnek szóba, így semmi nem fog váratlanul érni, mindenre fel tudsz készülni.

Ahogy az élet minden területén, a céges pénzügyekben és az ezekben való előrelépésben is fontos szerepe van a tudatos gondolkodásnak, az aktív jelenlétnek.

Hogyan segítünk optimalizálni a céged költségeit?

Ahogy ígértük, egy megoldást is szeretnénk nyújtani számodra, ami segítségedre lehet abban, hogy a céged pénzügyeit tekintve minden a lehető legjobban működjön.

Legújabb szolgáltatásunk, a MATEK-analízis egyik folyamata épp a cikkben taglalt költségoptimalizálás.

Az alapos elemzés során kiszűrjük, mely részlegekre fordítasz indokolatlanul nagy erőforrásokat, illetve azt is megvizsgáljuk, mely részleg fejlesztésével lehet sokkal több profitot elérni.

Így egy sokkal egészségesebben működő cég kialakításában tudunk a segítségedre lenni, amely profitábilisabb lesz, emellett pedig a munkatársak és a vezetők élete is sokkal jobbá és élvezhetőbbé válik, amely számunkra mindennél fontosabb.