A könyvelőváltás szükségessége bármelyik cég életében előfordulhat. Általában érdemes az üzleti év elején megtenni ezt a lépést. A kérdés csak az: hogyan készülj fel erre a folyamatra?

A könyvelőváltás nem egyszerű: egyrészt a legtöbb cégvezető kellemetlenül érzi magát, másrészt a folyamatban lévő ügyek átadása sem könnyű menet.

Mikor érdemes könyvelőt váltani? Mik azok a leggyakoribb problémák, amelyek a váltás mellett szólhatnak?

Hogyan lehet jól intézni mindezt a könyvelővel? Mi a könyvelőváltás menete, és milyen iratokat kell átadni az új cég részére?

Végül pedig mikorra érdemes időzíteni, és hogyan mehet mindez év közben?

Mikor váltsunk könyvelőt?

Az első bekezdésben arra szeretnék kitérni, hogy mik lehetnek azok az okok, amikor egy cégvezető könyvelőváltás mellett dönt. Arról is szó esne, mik lehetnek a legnagyobb gondok a régi könyvelővel.

Első az elégedettség, és vannak olyan helyzetek, amikor nem megfelelő a könyvelőtől érkezett segítség. Ilyen esetekben szükséges lehet a váltás, azonban ez gyakran nehezen megy.

A váltás megtörténhet a Te akaratodból, de megtörténhet a könyvelőéből is. Esetedben ez akkor lehet a legvalószínűbb, ha nem elég alapos a könyvelés, vagy ha nem érzed úgy, hogy időben és kellő felelősséggel lennél tájékoztatva.

A váltás esetén fontos, hogy már a kis jeleket is szem előtt tartsd, mert ezek hamar naggyá duzzadhatnak, amely a céged életére is komoly hatással lehet.

A leggyakoribb problémák, amikor érdemes elgondolkozni a váltáson

A könyvelőváltás általában valamilyen problémával, vagy hiánnyal indul. A nem megfelelő könyvelés később kifejezetten nagy károkat okozhat. A megbízható könyvelőiroda megtalálása nem egyszerű feladat, azonban azzal mindenképp tisztába kerülhetsz, mik azok, amiket jobb kerülni.

Lássuk, mik a leggyakoribb problémák, amikor érdemes átgondolnod a váltást.

Felelősségbiztosítás és szerződés hiánya

A könyvelési szerződésben szerepelnie kell a biztosítás kötvényszámának, és évente ellenőrizni kell annak érvényességét. Ha se felelősségbiztosítás, se szerződés, mindenképp érdemes egy hivatalos irodát megbízni a könyvelői teendőkkel.

Hibák

A folyamatos hibázás is lehet egy indok: főként mivel ezek a cég pénzügyeire is hatással lehetnek. Ezek lehetnek könyvelési hibák, elmaradt tájékoztatások, a házipénztár nem megfelelő kezelése, de lehet olyan probléma is, hogy nem kapsz figyelmeztetést a kintlevőségekről vagy az esetleges jogszabályi változásokról.

Naprakészség hiánya

Ez mind igaz a rendszerek elavultságára, de a könyvelőnek minden hatósági információval naprakésznek kell lennie. Ezek hiánya komoly büntetéseket is vonhat maga után, ami a cégeden csattan majd.

Elérhetetlenség

Szintén szempont lehet, ha nem lehet időben elérni a könyvelőt. Lehetnek olyan fontos és azonnal intézendő feladatok, amikre nem jut éppen idő, de ha napokig, hetekig nem éred utol a szakembert, az komoly gondokat vonhat maga után, ráadásul kellemetlen is.

Jogszabályi változások

Törvénymódosítások, értesítések, a vállalkozást érintő események vagy az adózásban bekövetkező változások: ezeket mind jeleznie kell a könyvelődnek, méghozzá időben. Ha ez gyakori probléma és nem történik meg a tájékoztatás, szintén elképzelhető lehet a könyvelőváltás.

Kommunikáció hiánya

A folyamatos kommunikáció hiánya a cégről szintén lehet a „szakítás” oka. Kicsit kapcsolódik ez a fenti problémákhoz, de egy jó könyvelő minden lényeges infóról tájékoztat. Ha állandóan kapkod és az utolsó pillanatban keres fel, folyton el van úszva a feladatokkal, akkor nem tudja érdemben elvégezni a munkáját.

Persze nem csak negatívumok miatt kerülhet sor a váltásra:

• ha te vagy a könyvelőd elköltözik, viszont továbbra is szeretnéd, ha egy földrajzilag közeli szakember végezné a könyvelését, vagy
• könyvelőd nyugdíjba megy, esetleg más okból kifolyólag hagyja abba a könyvelési szakmát.

Hogyan mondj fel a könyvelődnek?

A váltásban talán ez a legnehezebb: nem szeretnénk, hogy kellemetlen legyen, és azt sem, hogy sértődés legyen a vége. Az adott helyzet senkinek sincs ínyére, hiszen a munka nincs megfelelően elvégezve, azonban nem is szeretnél a felmondás során rossz viszonyban elválni.

Főként, hogy minden korábbi anyagot az előző könyvelő adja majd át az új szakembernek. Az átadás átvételt nem feltétlenül neked kell majd koordinálni, de érdemes lehet adni egy visszajelzést, hogy mi lehetett a probléma.

A függő ügyeket, elvarratlan szálakat, a könyvelési anyag átadását a könyvelő viszi majd a hátán, azonban ha jó kapcsolatban váltok el, sokkal könnyebb és biztonságosabb lehet az elválás.

Érdemes az egész könyvelőváltási procedúrát úgy intézni, és úgy viszonyulni korábbi könyvelőhöz, hogy megmaradjon a jó viszony. Így később is számíthatsz majd a támogatására.

A könyvelőváltás menete

A folyamat nem egyszerű, de némi előrelátással és az alábbi pontok betartásával nem érhet meglepetés.

Válaszd ki a megfelelő könyvelőt!

A megfelelő könyvelő kiválasztása nem egyszerű feladat. A korábbi problémák elkerülése végett kutakodj alaposan, kérj minél több ajánlatot és amennyiben még mindig bizonytalan vagy, akár ülj le egy-egy megbeszélésre a potenciális jelöltekkel.

Mondd fel a szerződést!

A jelenlegi szerződés felmondása a második lépés. Nézd meg ezt milyen feltételekkel és határidőkkel teheted meg, és írj egy hivatalos felmondólevelet is.

A számlák, iratok rendezése

Az egyik legfontosabb feladat, hogy minden irat a helyére kerüljön: a régi könyvelő összekészíti és rendezi a céged iratait, majd te elhozod azt.

Iratok és információk átadása

A régi könyvelő és az új könyvelő közötti kommunikáció is fontos (ezért is lényeges, hogy békében váljunk el a régi könyvelőtől). Természetesen a régi könyvelővel le kell zárni a folyamatban lévő ügyeket és a közös munkát, ehhez pedig a kifizetések is hozzátartoznak.

Konzultáció az új könyvelői irodával

A könyvelés és a bérszámfejtés bizalmi munka, ezért az, hogy egy új személy belelásson a vállalkozás hátterébe, mindenképpen le kell ülni és át kell beszélni az átadás átvételi folyamatot, a könyvelőnek látnia kell a szükséges intézkedéseket, és elkerülhetetlen egy alapos konzultáció, hogy felelősséget tudjon vállalni a cégedért.

Ha év közben váltasz (erről lentebb még lesz szó) újra kell könyvelni az előző időszakot, hiszen fontos, hogy a könyvelőnek meglegyenek a tárgyévi adatok.

Milyen iratokat kell átadni?

Ahhoz, hogy nyugodtan és biztonságban zárulhasson a kapcsolat, az alábbi iratokat kell a könyvelőnek átadnia:

Számvitelt érintő céges iratok

• Céges levelezések,
• Az utolsó cégkivonat, határozatok könyve, taggyűlési határozatok (pl. a mérlegbeszámoló elfogadásáról, az adózott eredmény felosztásáról),
• Végzett engedélyhez kötött tevékenységek engedélyei,
• Adóbejelentkezés, és ennek módosításai,
• Helyi iparűzési adó hatálya alá bejelentkezés, az ehhez tartozó módosítások,
• Bankszámlaszerződés, bankkapcsolatok, egyéb kapcsolati adatok,
• BKIK, egyéb kamarai bejelentkezés, és az ehhez tartozó adatmódosítások,
• Biztosítottak be- és kijelentése, ezzel kapcsolatos adatmódosítások.
• Fontosabb folyamatos szerződések, biztosítások,
• Teljességi nyilatkozatok könyveléstől, vezetőségtől (könyvvizsgálathoz), könyvvizsgálói jelentések,
• Ismert folyamatban lévő főkönyvön kívüli ügyek listája.

Számviteli dokumentációk

A vállalkozás számviteli szabályzatai (számviteli politika, számlarend, számlatükör, pénzkezelési, leltározási, értékelési, selejtezései, önköltség-számítási szabályzat) is beletartoznak az átadásba.

Korábbi évek és lezárt időszak általános dokumentumai

• Az előző évek főkönyvi kartonjai, naplólistái, főkönyvi kivonatai nyomtatott formában,
• Beszámolók, átsorolások leltárai (közzététel igazolása),
• Analitikus kimutatások,
• Kalkulációk, költségfelosztások, vegyes könyvelések bizonylatai,
• Átsorolások analitikája,
• Bizonylatok (minden könyvelési és egyéb tárgyévet érintő dokumentum),
• Bevallások (költségvetési, társasági adó, helyi iparűzési adó, áfa, stb.), adatszolgáltatások (SzJA, KSH, stb.),
• Bevallások benyújtását igazoló dokumentumok.

Könyvelt év nyitó tételeit alátámasztó bizonylatok

• Számlák főkönyvi tételes előző évi záró leltárai,
• Előző év záró bevallásai, adatszolgáltatások.

Tárgyévi dokumentumok

• Bizonylatok (minden könyvelési és egyéb tárgyévet érintő dokumentum),
• Immateriális javakhoz, tárgyi eszközökhöz kapcsolódó iratok,
• Analitika,
• Szerződések, egyéb dokumentumok, amelyek a befektetéseket alátámasztják (használati idő, forgalomképesség, érték, jellege, stb.),
• Értékelési tartalék analitika (hitelesítések, mozgások, átértékelt eszközök egyedi nyilvántartása),
• Könyvön kívüli ügyletek (opciók, terhelések, fedezetek, stb.) dokumentumai, információi.

Követelésekhez kapcsolódó iratok

• Nyitott tételek listája (jogcím, teljesítés, lejárat, késedelem, stb.),
• Minősítési dokumentumok,
• Váltók eredeti példánya,
• Devizás értékek értékelése (záróárfolyamok, pénzügyi teljesítések, egyéb, a mérlegkészítésig rendelkezésre álló információk),
• Átsorolások analitikája,
• Könyvön kívüli tételek (opciók, stb.) dokumentumai, információi,
• Faktoring elszámolások analitikái, nyitott munkaszámonkénti alábontásban.

Pénzeszközökhöz kapcsolódó iratok

• Átvezetési számla egyenlegének levezetése,
• Pénzeszközállomány-bankegyenlegek egyeztetett állománya,
• Pénztáregyenlegek tételesen felvett leltárral alátámasztott állománya,
• Pénztárkiadási-bevételi bizonylatok, pénztárjelentések,
• Devizaszámlák analitikája, értékelési árfolyamok analitikája.

Saját tőkéhez kapcsolódó iratok

• Társasági szerződés, cégkivonat utolsó állapota,
• Egyéb mozgások dokumentumai.

Kötelezettségek kapcsán jelentkező iratok

• Szerződések, lehívások, lejárat szerinti csoportosítások,
• Fedezetek megjelölése,
• Kamatelhatárolások.

Időbeli elhatárolásokhoz kapcsolódó iratok

• Tételes kimutatása, nyitó tételeinek követése.

Adóelszámolások esetében az alábbi iratok

• Adónemenkénti (ideértve a kifizetéseket terhelő járulékokat, a helyi adót is) analitikák NAV adófolyószámlával egyeztetve,
• Adóbevallások, analitikával alátámasztottan, és átadásig lezárt időszakról készítendő bevallások levezetése, tételeinek analitikus alátámasztása (társasági adó alapját növelő, csökkentő tételeihez kapcsolódó kimutatások, bizonylatok, levezetések, kimutatások),
• Elhatárolt veszteségek kimutatása,
• Önellenőrzési nyilvántartás, önellenőrzési jegyzőkönyvek, elszámolások levezetései,
• Szigorú számadású bizonylatok és azok nyilvántartása,
• Útnyilvántartások,
• Adóellenőrzések jegyzőkönyvei, határozatok, kivetések,
• Bérszámfejtés dokumentációja,
• Nyitó / záró tételek.

Habár ez a rengeteg irat, információ rémisztő lehet, ezek javarészt a könyvelők között cserélnek gazdát, és ha megbízható utódot választottál, rengeteget fog segíteni neked abban, hogy értsd a folyamatot.

Mikorra időzítsd a váltást?

A legjobb időzítés, ha az üzleti év végén, vagy az új üzleti év elején kerül sor a váltásra. Ez általában december és március közötti időszakot jelent.

Az év vége azért is lehet praktikus dátum, mert ilyenkor a könyvek lezárásra, a könyvelési tételek – jó esetben – tisztázásra kerülnek. Így sokkal könnyebb meghatározni a felelősségi köröket.

Könyvelőváltás év közben: ezekre figyelj

Ha azonban év közben váltanál, akkor érdemes minél gyorsabban lezongorázni a folyamatot. Az év első részében a könyvelési anyag még kevesebb, ezzel szemben érdemes az üzleti évet újra könyveltetni vagy ezt a lehetőséget megfontolni. Nagyobb cégek esetében ez az opció általában nem jöhet szóba, kivéve, ha a könyvelés súlyos hibája adott okot a váltásra.

Ha úgy érzed szükséges a könyvelőváltás, nem kell megijedni: a megbízható könyvelő az egész folyamatban végig melletted lesz, és segít abban, hogy kiigazodni az iratok és az átadás átvételi teendők sűrűjében.

Amennyiben más kérdés is felmerülne benned a könyvelőváltást illetően, keress minket!