A számlázás, függetlenül attól, hogy kezdő vagy tapasztalt vállalkozó az ember, mindig rejt magában kisebb-nagyobb buktatókat. Ilyen lehet a helyesbítő számla és sztornó számla közötti különbség is, amelyet minden vállalkozónak ismernie kell. Ezért most ezt a témát járjuk körbe, és adunk választ a felmerülő kérdésekre.

A számlakiállítás a hibázás lehetőségét is magában hordozza. Nincs ebben semmi meglepő, hiszen időnként nem egyszerű eligazodni az összegek tengerében. Azonban, mint a pénzügyi világban mindenre, itt is fontos szabályok vonatkoznak arra, mit tehetünk, ha elrontottunk egy számlát.

Nagyon fontos, hogy a már kiállított, tehát egyedi sorszámmal rendelkező számlát nem javíthatjuk utólag. Ezt ugyanis egyetlen számlázó program sem teszi lehetővé. Szerencsére, mint mindenre, erre is van megoldás.

Mit tehetünk, ha téves adattal láttuk el a számlánkat?

Ilyenkor alapvetően két lehetőségünk van:

• Kiállíthatunk sztornó számlát, amely az eredeti számla érvénytelenítését jelenti. Ezt követően pedig kiállíthatunk egy új, a megfelelő adatokkal és számokkal rendelkező számlát. Ebben az esetben tehát összesen 3 darab számlánk lesz: egy helytelenül kiállított, egy sztornó és egy helyes számla.
• Kiállíthatunk egy helyesbítő számlát is, amelyben korrigáljuk az első, rosszul kiállított számlában vétett hibát, vagy hozzáírhatjuk azokat az információkat, amelyeket esetleg elfelejtettünk megadni. Ebben az esetben tehát 2 darab számlánk lesz: egy rosszul kiállított és egy helyesbítő számla. Ha ez lesz a megoldásunk, fontos tudni, hogy a két számla együttesen érvényes, tehát a partnernek mindkettőt meg kell kapnia.

Persze ahhoz, hogy teljesen képben legyünk a két számlatípust illetően, vegyük sorra egyesével, mikor érdemes sztornó számlát, és mikor helyesbítőt választani?

Mikor alkalmazzuk a sztornó számlát?

Ha sztornó számlát szeretnénk kiállítani, fontos odafigyelnünk néhány szabályra.

Először is, sztornó számlát akkor állíthatunk ki, azaz akkor érvényteleníthetjük az eredeti számlánkat, ha számviteli értelemben nem létezővé szeretnénk tenni az eredeti számlát. 

Hiszen a számla sztornózása egy teljesen új számla kibocsátását jelenti, amely tartalmilag ugyan megegyezik az eredetivel, de mínuszos előjellel kerül kiállításra. 

Azt is érdemes tudni, hogy a sztornózás nem időhöz kötött, bármikor elvégezhetjük, akár hetekkel, vagy hónapokkal az eredeti, sztornózni kívánt számla kiállítását követően is. Ez persze magával vonja azt is, hogy a sztornózni kívánt és a sztornó számla keltezése nem lesz megegyező. 

Ezen kívül tudnivaló az is, hogy a sztornó számla az eredeti számla sorszámára fog hivatkozni. Habár nem kötelező elem, de sokat segíthet, ha a számlán azt is feltüntetjük, miért került sztornózásra. Így a későbbiekben könnyebben nyomon követhetők lesznek a számláink, pénzügyeink.

Mik a leggyakoribb okok a sztornó számla esetén?

A sztornózást több ok is indokolhatja. Ezek azok, amelyek segítenek különválasztani a sztornó és a helyesbítő számla közötti különbségeket: 

• a meghiúsult teljesítés vagy fizetés indokolhatja a sztornó számla kiállítását;
• valamilyen gazdasági esemény is állhat a háttérben;
• ha garanciális visszafizetéssel van dolgunk, szintén a sztornó számlát hívjuk majd segítségül;
• ok lehet az is, ha a számlázott ügyletet nem a kibocsátó teljesítette;
• az is ok, ha a számlázott tételt a számlakibocsátó nem a címzett részére tette meg;
• ha a kiszámlázott elem nem jött létre;
• az is ok, ha a korábbi előleget vissza kell téríteni a vevőnek;
• véletlen számlázás is lehet jó indok.

Legtöbbször ezek azok az esetek, amikor nem új számlát állítunk ki, hanem semmissé tesszük az eredeti számlát a sztornózás segítségével.

További tudnivaló az is, hogy a vevő akkor kapja meg a sztornó számlát, ha az eredeti már könyvelésre került.

Azt is érdemes tudni, hogy ha nagyobb számlázóprogramot használunk, jóval kisebb eséllyel hibázunk, hiszen a legtöbb infót a program tölti ki. Papíralapú, kézzel kitöltött számla esetén nagyobb a hibalehetőség. (Korábban már írtunk egy cikket arról, hogyan végezhetjük magunk a könyvelést, érdemes ezt is elolvasni.)

Most, hogy a sztrornó számlát végigvettük, nézzük meg, miben tér el mindettől a helyesbítő számla.

Mikor van szükség a helyesbítő számlára?

Korábban kiállított számlát akkor helyesbíthetünk, ha az eredetit elrontottuk, de nem szeretnénk teljesen megválni tőle, hanem helyesbíteni szeretnénk azt. 

Mivel – ahogy korábban említettük –, a sorszámmal rendelkező számlát már nem módosíthatjuk, a helyesbítő számla egy teljesen új számla lesz, amely korrigálja a korábbi számlánkat. Ez az új számla hivatkozik az eredeti, helyesbítendő számlánkra, és mínuszos előjellel jeleníti meg az eredeti számlán szereplő tételeket. Ezeket leszámítva bármit módosíthatunk az új számlán (például új tétel, más cím stb.). 

Tehát a helyesbítőn szereplő végösszeg azt az összeget jelöli, amelyet az eredetin túl kell megfizetnie a vevőnek. Amennyiben itt egy mínuszos összeg szerepel, az azt jelenti, hogy az eredeti számla alapján a vevő többet fizetett, így a feltüntetett összeg visszatérítendő.

Amennyiben a helyesbítő számlán nem az összeg változott, hanem például egy név vagy egy cím, úgy a helyesbítő végösszege 0 Ft-ot fog jelenteni.

Mik a helyesbítő számla kiállításának fő okai?

Az alábbi okok állhatnak a helyesbítő számla kiállításának hátterében:

• rossz a teljesítés dátuma;
• rosszul került fel a számlára a vevő neve vagy címe;
• lehagytunk egy tételt vagy szolgáltatást a számláról;
• nem került rá a számlára egy fontos megjegyzés;
• elírtuk a megjegyzést;
• rosszul tüntettük fel a fizetési módot;
• a kiszámlázott tételek adatait rosszul adtuk meg (mennyiség, megnevezés, egységár, ÁFA, stb.).

Az alábbiakat fontos még tudni a helyesbítő számlát illetően.

A helyesbítő számla összege nő, akkor a cégünk esetében azon időszak áfabevallását kell felülvizsgálnunk, amelyik áfa bevallási időszakot érinti az eredeti számla. Ha tehát az eredeti számla áfáját már bevallottuk, akkor azt a bevallást most nekünk újra ellenőrizni kell. 

Ráadásul a pótlólagosan megállapított áfa különbözet után ún. önellenőrzési pótlékot kell fizetnünk (első önellenőrzés alkalmával a jegybanki alapkamattal megegyező mértékben, további önellenőrzések esetén a jegybanki alapkamat másfélszeresével kell számolnunk) az eredeti számla áfa megfizetésének határidejétől eltelt időszakra.

Ha pedig a helyesbítő számla összege csökken, akkor az így keletkezett csökkentő adókülönbözetet a legközelebb esedékes áfa bevallás során kell figyelembe vennünk, valamint a már beadott áfabevallás önellenőrzésére nincs szükség.

Mikor nem használható a helyesbítő számla?

Vannak olyan esetek is, amikor nem használható a helyesbítő számla. Ezek alább láthatók összegyűjtve:

• ha a vevő adataiban vétettünk hibát (ebben az esetben a sztornó számlát kell alkalmazni);
• ha a saját adatokban vétettünk hibát, azaz a számlakibocsátó adatai tévesek (szintén sztornózni kell a számlát);
• ha rossz pénznem került a számlára (szintén a sztornózást kell választani);
• ha a számla jellege nem jól lett megadva (pl. e-számla a papír alapú helyett).

Amire nagyon fontos odafigyelni, hogy az eredeti és a helyesbítő számla előjeles összege jelzi, milyen esemény történt, így a végösszegben és a két számlán együttesen látható a gazdasági esemény.

Reméljük, sokat tudtunk segíteni, és a jövőben már nem okoz több fejtörést a sztornó számla és a helyesbítő számla. Ha mégis maradtak nyitott kérdések, írjon nekünk, és készséggel válaszolunk rá. Ha pedig hasznosnak ítélte a cikket, kérjük, ossza meg azt üzleti ismerőseivel, hogy ők is könnyedén lendelhessenek át ezen a kérdésen.