A pandémia rengeteg nehézséget okoz a vállalkozásoknak, hiszen a lezárások, korlátozások több szférát is a ellehetetlenítenek. Egyes szakemberek azonban segíthetnek meghozni a megfelelő döntéseket ebben a bizonytalan időszakban: ilyen a könyvelő is.

Alig lehet lassan olyan vállalkozást mondani, akit így vagy úgy ne viselt volna meg az elmúlt egy év. Egyes szektorokat különösen nehéz helyzetbe hozott a koronavírus okozta helyzet, és sokak vállalkozását vitte csődbe, vagy a csőd szélére. Ilyenkor a legtöbb vállalkozás menti a menthetőt, ám szakszerű segítség nélkül ez jóval nehezebb. Éppen ezért különösen fontos, hogy most megkapják a lehető legnagyobb és legalaposabb támogatást. Ilyen szakember lehet a könyvelő is, aki segít abban, hogy tisztábban láthassuk a cég ügyeit, és megismerjük a lehetséges lépéseket.

Miért fontos egyeztetni a könyvelővel a vírushelyzetben?

A pandémia miatt nagy eséllyel rengeteg változás érinti a vállalkozást, annak életben tartása épp elég nehéz a cégvezetőnek: éppen ezért a könyvelővel való folyamatos kapcsolattartás rengeteg terhet vehet le a válláról. 

Szinte biztos, hogy az egyik ilyen komoly probléma a munkahelymegőrzés, a pénzügyi tervezés és a jövőtervezés. 

A könyvelő nemcsak, hogy segíthet mindebben, hanem folyamatos tájékoztatást adhat az aktuális változásokról, az igényelhető támogatásokról, kedvezményekről. Sok cégnek pedig szüksége van minderre ahhoz, hogy tovább folytathassa a tevékenységét.

Hogyan segíthet a könyvelő?

A jó könyvelő segít ebben a helyzetben, ahol csak tud. Nem is gondolnánk, milyen sok ponton számíthatunk a támogatásra. Természetesen ilyenkor nagyfokú rugalmasságra és nyitottságra van szükség, mind a cégtulajdonos, mind az alkalmazottak részéről. 

Könnyen előfordulhat, hogy olyan területek, megoldások felé kell majd nyitni, amelyek korábban nem voltak kilátásban, nem esett róluk szó. Most azonban “életet menthetnek”.

Akcióterv felállítása

A cash flow tervezése és a válságkezelés már a kezdetek kezdetén fontos szempont. Azonban egy ilyen helyzetben akár több tervet is újra kell gondolni. Egy könyvelő segíthet összeállítani egy olyan tervezetet, amely a lehetőségek figyelembevételével több faktoros megoldást is jelenthet a vállalkozás életben maradására. 

Ebben az esetben sokat segít, ha felülvizsgáljuk a költségeket, és a lehető legnagyobb mértékben csökkentjük a nem alapvetőeket. Emellett könnyen lehet, hogy átcsoportosításra lesz szükség, vagy hosszabb időintervallumban kell elhelyezni a költségeinket.

Hogy mit is tartalmazzon az akcióterv?

1. Milyen „felesleges” költségeken lehet ilyenkor csökkenteni?

Persze számításba kell venni azt is, hogy lehetnek olyan költségek, melyek megnövelése szükséges ahhoz, hogy a cég jobban jöjjön ki egy nehéz helyzetből.

2. Lehetséges-e akár valamilyen legális adó és vagy járulékmegtakarítás?

Ezt a könyvelő közösen érdemes átbeszélni, a pandémia alatt egy jó ötlet aranyat érhet.

3. Vannak-e a cégben olyan dolgozók, akiknek nem megfelelő a hozzáállásuk vagy a termelékenységük?

Az ilyen munkatársak sok felesleges költségeket jelenthetnek a cégnek.

4. Honoráljuk a jó teljesítményt?

Azonban azt is fontos megjegyezni, hogy a jó munkatársak megtartása kiemelkedő jelentőséggel bír, sőt náluk érdemes elgondolkozni, akár a béremelésen is, ha a cég megteheti. Ez motiválóan hathat, amelyből a vállalat is profitál. Fontosnak tartjuk azt is, hogy a munkatársak emberi részével is foglalkozzanak a cégvezetők, mert sok estben a motivációja ettől még inkább függ.

5. Kamatmentes részletfizetés igénylése a NAV-tól

Legyünk tisztában azzal is, hogy például a likviditás segítése miatt a kiemelt adózók éves szinten 1,5 millió forintos kamatmentes részletfizetést kérhetnek a NAV-tól, amihez nem szükséges semmi extra, túlbonyolított adminisztrációs munka sem. A könyvelő ebben is tud segíteni.

Azonban ha valaki nem kiemelt adózó, akkor is lehet halasztást és/vagy részletfizetést kérni a NAV-tól, ami bár adminisztráció ügyileg egy nagyobb munka a könyvelőknek, de tapasztalataink szerint egy jól összerakott kérelem esetén a NAV mostanában kedvezően bírálja el, akár a több milliós adó fizetési könnyítéseit is.

A legfontosabb ismeretek átadása

A könyvelő azzal tud a legtöbbet segíteni, ha folyamatosan tájékoztat. Különösen igaz ez azokra a támogatásokra, amelyekre a cégünk jogosult. A könyvelő naprakészségével kilábalhatunk a szorult helyzetből. Akár az adózás megváltoztatása, akár a hitelek vagy támogatások igénybevétele is a megoldás, fontos, hogy mindennel tisztában legyünk.

Az eddigi intézkedések, amelyek érinthetik a vállalkozást

Ezért is fontos, hogy tisztában legyünk az eddigi intézkedésekkel. Vállalkozásonként eltérő, hogy mi lehetséges, illetve mi nem. Mivel a szabályok folyamatosan változnak fontos aszerint eljárni, milyen szektorba tartozik a vállalkozás, milyen az adózási neme, és milyen a vállalkozás jellege.

A személyes vevőjelenlétet kívánó vállalkozások:

Ide tartoznak a vendéglátóhelyek, szépségipari tevékenységek (fodrászatok, kozmetikák, stb.), üzletek, személyes jelenlétet igénylő szolgáltatások, rendezvényeket szervező, üzemeltető vállalkozások, szórakozóhelyek, zeneiparban tevékenykedő vállalkozások.

A szabályozások jelen pillanatban ezeket a szektorokat érintik legmarkánsabban, hiszen a személyes kontaktus miatt ezek a vállalkozások kerülnek leghamarabb bezárásra. 

A korlátozások jelenleg nem vonatkoznak a következő szolgáltatásokra: 

• közlekedés és szállítás (tömegközlekedés, taxi);
• szociális szolgáltatás (főleg idős, fogyatékossággal élő és hajléktalan emberek ellátásai), és közétkeztetés;
• postai szolgáltatások (ideértve: totó-lottó), csomagküldés, házhozszállítás;
• szervizszolgáltatások (járművek, gépek, épületgépészet), ideértve az informatikai és kommunikációs eszközök javítását;
• banki, biztosítói, tőzsdei és egyéb pénzügyi szolgáltatások;
• ügyvédi szolgáltatás;
• magánegészségügy igénybevétele, optikai szolgáltatások, állategészségügy;
• temetkezés;
• járműkölcsönzés és a gépkölcsönzés; valamint
• mosási és tisztítási szolgáltatás.

Azonban fontos kiemelni, hogy a vírushelyzettől függően ez folyamatosan változhat.

Személyes dolgozói jelenlétet igénylő fizikai munkák:

Ide tartoznak azok a vállalkozások, amelyeket nem lehet otthonról irányítani, nem lehetséges a home office (gyári munka stb.).

Ebben az esetben a munkáltató köteles biztosítani az egészséget nem veszélyeztető és biztonságos munkavégzés követelményeit. Mindezt pedig tudatnia is kell a munkavállalóval, ahogyan a munkavállaló is köteles tudatni a munkáltatójával, ha tüneteket észlel magán, esetleg pozitív tesztje van.

Persze a szabadságok, bérek és egyéb juttatások miatt fontos, hogy a munkavállaló és munkáltató között folyamatos legyen a kommunikáció. 

A könyvelő abban is segíthet, ha a munkáltató kénytelen változásokat eszközölni a munkavállaló szerződésében, azonban ez mindig közös megegyezés és egyeztetés tárgya.

Otthonról végezhető munkák:

Elsősorban az irodai munkák tartoznak ide. A home office intézménye jelenleg rendkívül elterjedt, hiszen ez a munkavégzés legbiztonságosabb módja. Habár a rendszeres otthoni munkavégzés csak távmunkaszerződéssel lehetséges, a jelen helyzetben nem kell módosítani a meglévő szerződéseken, minden megállapodás tárgya. Ahogyan az is, hogy a munkavállaló felkészült-e a home office intézményére. Általában ezek a legfontosabb kérdések:

• milyen eszközzel dolgoznak/dolgozhatnak a munkatársak,
• milyen időszakban kell dolgozniuk (marad-e a normál időbeosztás vagy sem),
• hogyan ellenőrzi a munkáltató a munkavégzést (itt beleértve az adatvédelmi kérdéseket is, ha a dolgozó pl. saját eszközt – telefont, laptopot – használ a munkájához),
• adatvédelmi kérdéseket (hogyan kell otthon biztosítani az adatvédelmet pl. az ügyfelek, kliensek számára),
• milyen költségeket fog a munkáltató a munkavállalónak megtéríteni. (Minden olyan költséget meg kell téríteni, amely a munkával kapcsolatban indokoltan felmerülő külön költség. Érdemes ilyenkor egy konkrét összeget megjelölni pl. a telefon vagy internet napi/heti/havi költségét.) Bővebben erről az alábbi linken olvashatunk.

A támogatások ismerete

Emellett a legnagyobb segítséget a támogatások ismeretében adhatja a könyvelő. Mikor és hogyan jogosult a vállalkozás az állam adta támogatások igénybevételére? Mit tehetünk azért, hogy a vállalkozás mindezt igénybe tudja venni? Milyen összegről lehet szó? A könyvelő abban is tud segíteni, hogy mindezekre választ leljünk, hiszen naprakészen ismeri a támogatások mértékét, jogosultsági körét.

A könyvelő segíthet abban is, pontosan mennyi támogatásra lenne szükség, és melyik megoldás lenne a legcélravezetőbb. Például egyes hitelek kamatlába magasabb, mint másoké, bizonyos kölcsönöket elengednek, ha a bérszámfejtést fenntartják, és vannak olyan támogatások, melyek csak meghatározott vállalkozások számára érhetők el (például egészségügy, élelmiszeripar vagy logisztika). 

Hogyan is lehetne ennyi mindent észben tartani? Mi tudjuk: egy szakképzett könyvelővel.

Segítségnyújtás, ha hitelkérelemre kerülne sor

Mivel a szakember ismeri a cég pénzügyeit, ezért ha esetlegesen hitelkérelemre kerülne sor, tud segíteni abban, hogy megfelelően döntsünk.

Magyarországon is elérhetők olyan hiteltámogatások, amelyek a kisvállalkozások sürgősségi programjait, a vállalkozások és az alkalmazottak finanszírozását segíthetik. Ezek kapcsán adóügyi és pénzügyi információkra van szükség. 

Ezen kívül vannak olyan szabályok, amelyeket a vállalkozásnak be kell tartania a finanszírozás megszerzése és megtartása érdekében. 

Most minden eddiginél fontosabb, hogy erőfeszítéseinket azokra a készségekre összpontosítsuk, amelyek a legtöbb bevételt jelentik a vállalkozásnak.

Technikai támogatás

Természetesen a kérelmek beadása sosem egyszerű. Ha elkészült a terv, jogosult a vállalkozás a támogatásokra, számos olyan papírmunka áll még előttünk, amellyel számolnunk kell. Ebben az esetben szintén jól jön a szakember segítsége, hiszen technikailag is felkészült, így tudja, milyen anyagok kellenek a változásokhoz, vagy a támogatások igénybevételéhez.

Rendszeres kommunikáció

Az egyik legfontosabb szempont pedig a folyamatos kommunikáció. Az állandó változás, a bizonytalanság, a bevételek csökkenése mind mind tájékoztatást igényelnek.

Könnyen lehet, hogy menet közben kell módosítani a terven, vagy kijön egy újabb rendelet, amelyben támogatást tudunk igényelni, esetleg újabb korlátozások vonatkoznak majd ránk.

Ezeket nem csak nekünk, hanem a könyvelőnknek is figyelembe kell vennie, és folyamatos kommunikációt kell fenntartanunk azért, hogy ne érhessen újabb és újabb váratlan fordulat.

Mire figyeljünk mindenképp a vállalkozásunk kapcsán koronavírus idején?

Végezetül pedig nézzük meg, melyek azok a legfontosabb teendők, amelyekkel számolnunk kell a pandémia alatt.

• Alkalmazottak: az alkalmazottak egészsége, munkavégzése és megélhetése szempontjából nagyon fontos, hogy tisztában legyünk a lehetőségekkel. Különösen igaz ez a családos munkavállalókra: ismerjük az iskolák helyzetét, és a home office lehetőségeit.
• Utazások: mérlegeljük, hogy az üzleti utazások közül mi halaszthatatlan, és mi az, amit tudunk módosítani.
• Válságkezelés: legyen folyamattervünk és válságtervünk, több forgatókönyvvel!
• Ellátás: a beszállítók, alapanyagok és ellátási láncok helyzetének ismerete kritikus pont. Tájékozódjunk és legyünk tisztában a változásokkal.
• Hibalehetőségek: ismerjük fel az esetleges hibázási pontokat, a kritikus területeket. Ezeket tartsuk folyamatos ellenőrzés alatt.
• Kommunikáció: mivel a bizonytalanság folyamatos, tájékoztassuk mindenről a munkavállalókat időben.
• Forgatókönyv, akcióterv: ahogyan fentebb már említettük, a vállalkozásnak legyen egy több pontos akcióterve, ahol fel tudunk készülni minden eshetőségre.
• Folyamatos készenlét: figyeljük az információáramlást, legyünk állandó készültségben. Egyik napról a másikra változhatnak meg események, ezért a naprakészség elengedhetetlen.

A felkészülés és a problémák ismerete számos katasztrófától mentheti meg a vállalkozást. A legtöbb esetben elkerülhető a csőd, vagy a nagyobb felszámolás, ha lokalizáljuk a lehetséges buktatókat, és tervet készítünk a megelőzésükre. Támaszkodjunk a szakemberekre, bízzunk meg a szaktudásukban.

Amennyiben pedig segítségre van szüksége bármelyik fenti pontot illetően, forduljon hozzánk bizalommal!