Az év vége könyvelés szempontjából sem egyszerű: számos olyan teendő akad ilyenkor, amelyre különösen oda kell figyelni. Az alábbiakban összeszedtük, melyek azok a könyvelési feladatok, amelyekre időt kell szánni év végével.

Az év vége a legtöbb vállalat számára egyet jelent a könyvelési feladatok ellenőrzésével, a pénzügyi zárással, a bevételek és kiadások átnézésével. Nem egyszerű ennyi mindent fejben tartani: szerencsére ezen feladatok java részét könyvelő végzi. Azonban a legtöbb esetben számviteli és adójogi szempontból is toppon kell lenni. De melyek azok a legfontosabb feladatok, amelyeket ilyenkor szem előtt kell tartani? Ilyenek általában:

• az elhatárolások;
• az értékcsökkenés-elszámolás;
• a nyereség/veszteség elszámolása;
• a partner- és cégpénztár-ellenőrzés;
• a tranzakciók ellenőrzése;
• az iparűzési és társasági adó kiegyenlítése;
• az adónemek (TAO és KIVA) összehasonlító elemzése;
• és természetesen a pénzügyi zárás.

Ezen feladatok elvégzésére érdemes már előre készülni. Így legkésőbb október hónapban megkezdődhetnek az ezekkel kapcsolatos számviteli, könyvelés, zárlati, adatkezelési és egyéb kötelezettségek.

A következőkben egyesével megnézzük, mit is értünk ezek alatt.

Elhatárolások

Vannak olyan céget érintő költségek, amelyek nemcsak az adott évre vonatkoznak, hanem több évet is felölelhetnek (például a bérleti díjak vagy az előfizetések). A törvény szerint ezeket az akár éveken átívelő gazdasági eseményeket az adott időszak költségei között arányosan kell elszámolni.

Az időbeli elhatárolásoknak két fajtája is van:

• aktív időbeli elhatárolás;
• passzív időbeli elhatárolás.

Az aktív időbeni elhatárolás bevételnövekedésként és költségráfordítás-csökkenésként jelenhet meg. Alkalmával kimutathatóak:

• azok a bevételek, amelyek a mérleg fordulónapja után esedékesek, de a mérleggel lezárt időszakra vonatkoznak;
• azok a költségek, illetve ráfordítások, amelyek az üzleti év mérlegének fordulónapja előtt merültek fel, és amelyeknek csak a mérleg fordulónapját követő időszakra számolhatók el (pl. előre fizetett bérleti díj – átkerül a következő évre).

Az ezekhez tartozó bizonylatokat célszerű az évzáró könyvelés előtt megjelölni, decemberben pedig összesítő nyilvántartást készíteni.

A passzív időbeli elhatárolások pedig azok a helyesbítő könyvelések, amelyek a vállalkozás eredményét csökkentik. Ez a bevételek csökkenésével és a költség, valamint a ráfordítások növelésével jöhet létre.

Ennek kimutatása az alábbiak szerint történhet:

• mérleg fordulónapja előtt befolyt elszámolt bevétel kimutatható, ez pedig a mérleg fordulónapja utáni időszak bevételét képezi (pl. a következő évre befolyt bérleti díjak);
• a mérleg fordulónapja előtti időszakot terhelő költségeket, ráfordításokat is kimutathatjuk, amelyek csak a mérleg fordulónapja utáni időszakban merülnek fel, illetve kerülnek számlázásra, kifizetésre (pl. felhasznált közüzemi szolgáltatások díjai, tárgyévet terhelő hitelkamatok, melyeket a következő évben fizetünk);
• ide tartoznak a halasztott bevételek is: minden olyan eseményt, melyért nem fizettünk semmit (pl. ajándékba kaptunk, hagyaték, fejlesztésért kaptuk, többletként tartunk számon).

Fontos teendőnk, hogy végigvegyük, melyek azok a költségek, illetve bevételt csökkentő tételek, amelyekről nem érkezett be számla, azonban az adott évet terhelik. Erről szintén érdemes összesítő bizonylatot készíteni.

Értékcsökkenés-elszámolás

Az értékcsökkenés-elszámolás szintén fontos év végi teendő. Ez azokat az eszközöket érinti, amelyek használat közben rongálódtak, esetleg már nem korszerűek. Itt fontos megemlíteni, hogy az értékesített tárgyi eszközök esetén adóalap-korrekciót kell végezni.

Előfordulhat terven felüli értékcsökkenés is. Ezt akkor kell elszámolni, ha az immateriális, a tárgyi eszköz (beruházás nem tartozik bele) könyvelés szerinti értéke tartósan és jóval magasabb, mint az érintett eszköz piaci értéke. 

A terven felüli értékcsökkenést a piaci érték különbözetének összegében kell meghatározni, és egyéb ráfordítások között kell elszámolni.

Nyereség/veszteség

Az ilyenkor felmerülő egyik legfontosabb beszámoló ez, hiszen minden vállalkozás nyereségesen szeretné zárni az adott esztendőt. Ezért is kiemelkedően fontos, hogy számot vessünk a nyereségekről és ezzel együtt a veszteségekről is.

Amire mindenképpen figyelni kell, hogy a jövedelemminimum felett zárjuk a nyereséget, ugyanis ha évekig veszteséges egy adott vállalat, amellett, hogy ez a cég számára sem gyümölcsöző, a NAV figyelmét is felkeltheti.

Partner- és cégpénztár ellenőrzés

A partnerek ellenőrzése ebben az időszakban is fontos. Érdemes felülvizsgálni azokat a partnereket, akiktől számlát fogadunk be, hiszen mindez az áfalevonás miatt is fontos. Ellenőrizzük le a partnerek adatait is, hogy mindent rendben találunk-e.

Cégpénztár ellenőrzésénél két dolgot mindenképpen tartsunk szem előtt:

• a negatív pénztáregyenletet;
• a túl magas pénztáregyenletet.

Az első a legideálisabb esetben ki sem alakul, hiszen a cégvezetők folyamatosan monitorozzák a pénzmozgásokat. Ekkor pedig tisztán látszódik, hogy ha pénzhiány keletkezik, és ezt azonnal orvosolni tudja. Így tehát a negatív pénztáregyenleg ritkán alakul ki, hiszen jó esetben nem költünk többet, mint amekkora bevétellel számolhatunk.

És mivel a NAV szigorúan büntetheti a készpénzes mozgás nyilvántartásának hiányát, érdemes erre is kiemelt figyelmet fordítanunk.

Ha mégis kialakulnak a negatív egyenleg, akkor a könyvelő tagi kölcsönt tehet a könyvelésbe, ez azonban nem a legjobb megoldás, hiszen szintén gyanús lehet. Így a legjobb megoldás, ha egyszerűen nincs túlköltekezés: év közben is figyeljünk oda erre!

Ugyanez igaz a magas pénztáregyenlegre is: szintén fontos, hogy még az új esztendő előtt egyenlítsük az esetleges tagi kölcsönöket. Továbbá az esetlegesen felmerülő fizetési haladék vagy részletfizetés miatt sem jó a magas pénztáregyenleg, ilyenkor ugyanis rendszerint nem kaphatjuk meg azt.

Tehát ellenőrzés sosem árt, tartsuk szem előtt az egyenlegünket!

Tranzakciók ellenőrzése

A tranzakciók ellenőrzésében bátran kérjük a könyvelő segítségét! Hiszen ő tudja, hogy az összes tranzakciót érdemes külön nyilvántartásban vezetni, és az alábbi kérdésekre abban választ adni:

• melyik kapcsoltnak minősülő partnerrel történik a tranzakció;
• milyen tranzakcióról van szó;
• milyen ügyleti értékről beszélünk;
• milyen szerződés alapján jött létre a tranzakció; 
• megtörtént-e a szabályos bejelentés.

A tranzakciókat fontos bejelenteni, hiszen ezek elmulasztása akár 500 000 Ft / bejelentés bírságot is vonhat maga után. Az évzáró könyvelési feladatok között tekintsük át, hogy minden bejelentés megtörtént-e, mert ha időben pótoljuk, az méltányosságra adhat alapot egy esetleges bírságnál.

Pénzügyi zárás

Ezzel el is érkeztünk az egyik legfontosabb teendőhöz. Alatta azt értjük, hogy a tárgyidőszak könyvviteli elszámolása lezárul, és ennek során a könyvviteli adatokat beszámoltatásra előkészítjük.

Ez azért fontos, mert az adatok így teljesek lesznek, ellenőrzésre kerülnek, illetve rendszerezzük és összesítjük őket. Kielégítjük továbbá ezzel a beszámolás adatszolgáltatási igényeit és a főkönyvi számlák is ellenőrzés és csoportosítás alá kerülnek. Tehát ez a feladat rendkívül fontos a pénzügyek áttekintése szempontjából.

A könyvviteli zárás során időszakonként kell meggyőződnünk a folyamatos könyvelés helyességéről (főkönyvi kivonat készítése, egyeztetések).

Mindehhez az üzleti év végén kiegészítő, helyesbítő, egyeztető, összesítő könyvelési munkák és a számlák technikai lezárása is hozzátartozik.

A zárás során elvégzendő feladatok

• a rendező tételek könyvelése;
• a könyvelés helyességének ellenőrzése;
• a záró tételek megszerkesztése.

Habár az év közben, havonta elvégzett zárás is nagyon fontos, mégsem elegendő csak ezzel számolni a negyedév végén. Ugyanis nem tartalmazza azokat a gazdasági eseményeket és ezek hatását, melyek az üzleti évet követően merülnek fel. Ezeket a tevékenységeket figyelembe kell venni év végén a vállalkozás vagyoni, jövedelmezőségi és pénzügyi helyzetének megállapításánál.

Az éves beszámoló elkészítése 

Mindez két fázisban történik: először is a tárgyidőszak gazdasági eseményeit kiegészítjük, ellenőrizzük és összesítjük. Létrejön a főkönyvi kivonat. ez a folyamat a mérleg mérleg fordulónapjáig illetve az üzleti év lezárásáig tart.

A második fázisban a mérleg fordulónapja és a mérlegkészítés napja között végbement gazdasági események és a piaci körülmények változásából eredő korrekciós könyvelési tételek kerülnek elszámolásra. 

 

Tehát először ellenőrzünk, majd ezt követően javítunk. Nem győzzük hangsúlyozni, hogy ezek az év végi teendők milyen sok fontos információt hozhatnak felszínre, akár adónem választás szempontjából is. Ezeket a kötelezettségeket minden esetben olyan szakemberre érdemes bízni, akiben maradéktalanul megbízunk. Hogy milyen a jó szakember? Erről bővebben pedig itt olvashatunk.

A cikksorozat következő részében pedig  azt vesézzük ki, mire érdemes figyelni könyvelőváltásnál.

Ha pedig időközben rájöttél, hogy erre neked nincs időd, nincs hozzá türelmed, semmi gond. Az olyan könyvelők, mint mi, olyan kifejezésekkel kelnek és fekszenek, mint adózott eredmény, kettős könyvvitel, immateriális javak, számviteli törvény. Ha tehát bármilyen kérdésed van, legyen az adózás előtti információ, vagy épp cégalapítási tudnivaló, keress minket bizalommal, szívesen segítünk!