A jó könyvelő aranyat ér. Szó szerint. Ugyanis a megfelelő könyvelő kiválasztásával valóban komoly összegeket spórolhatunk a cégnek. (És minimalizálhatjuk a NAV okozta stresszt.) A következő cikkünkben összefoglaljuk, mire kell figyelni a könyvelő kiválasztásakor, és mikor tudhatjuk, hogy igazán jó szakemberrel van dolgunk.

Mikor van szükség könyvelőre?

Gyakran felmerül a kérdés egyes vállalkozástípusoknál, hogy szükséges-e szakértő segítségét kérni az egyes könyvelési, számviteli és adózási feladatok, az éves zárás vagy épp a bérszámfejtés megoldására. 

Tapasztalt cégvezetők, vállalkozások tulajdonosai már tudhatják, hogy egy megbízható könyvelő nem csak az aktuális és változó adózási jogszabályok kapcsán segíthet, hanem a könyvelés és pénzügyek vezetésében is. Sőt az éves beszámolók alkalmával is igen jól jöhet a könyvelő szakértelme az ügyfele számára.

Ezt ráadásul még a problémák felmerülés előtt érdemes megtenni.

Vannak ugyanis olyan könyvelési és számviteli feladatok, amelyeket egyszerűen nem lehet házon belül elvégezni, és ehhez nem kell nagy cégekben gondolkodni: akár egy katás vállalkozás kapcsán is felmerülhetnek ezek a problémák.

A könyvelő feladatai általában: 

• a számlák aktuális törvényi szabályozásoknak való megfelelésének ellenőrzése; 
• a számlák és bizonylatok rögzítése; 
• a kért kimutatások elkészítése; 
• éves beszámolók (eredmény- és mérlegkimutatás, kiegészítő mellékletek) elkészítése; 
• hatóságok felé történő adatszolgáltatás, azaz a bevallások leadása; 
• a cégvezető tájékoztatása az aktuális változásokról, hibákról, pénzügyi bakikról és szabálytalanságokról.

Ebből is látszik, hogy milyen összetett és fontos feladatok ezek, arról nem is beszélve, hogy adóbevallást, beszámolót, mérleg -és eredménykimutatást csak mérlegképes könyvelő készíthet. Ha tehát ezek közül bármilyen feladat is felmerül, szükségünk van könyvelőre.

Mi alapján válasszunk könyvelőt?

Ha már tudjuk, hogy szakemberhez kell fordulnunk, felmerül az is, mi alapján válasszunk könyvelőt.

Fontos lehet első körben ellenőrizni a végzettséget, és a referencia sem árt: ezeket általában hamar ki lehet deríteni.

Fontos, hogy a könyvelőnk értse a dolgát: magabiztosan, de precízen dolgozzon. A jó könyvelő mellett a vállalkozás – vagy épp vállalkozó – szinte soha nem kap figyelmeztetőket az adóhatóságtól, büntetéseket pedig pláne nem.

Az sem baj, ha látunk referenciát: miért fontos ez? Ma már egyre több könyvelő szakosodik bizonyos iparágakra. Ha olyan szakembert választunk, akinek kisujjában van az adott iparágat érintő minden tudás a könyvelést illetően, már nyert ügyünk van. Vannak olyan specifikus területek, ahol elengedhetetlen utánaérdeklődni a könyvelőnknél, hogy dolgozott-e már az adott területen. 

Azon túl, hogy megbízható és képzett szakembert keresünk, nem árt tisztában lennünk a legfontosabb szakmai ismérvekkel sem.

A jó könyvelő legfontosabb ismérvei

Elérkeztünk tehát a legfontosabb információkhoz, amelyek segíthetnek abban, hogy a tökéletes emberre bízzuk vállalkozásunk könyvelését. Vannak ugyanis olyan kérdések, amelyekben mindenképp zöldágra kell vergődni, mielőtt elköteleződünk egy könyvelő mellett.

Szerződés, számla, felelősségbiztosítás, titoktartás: mindezek alapkövetelmények

A könyvelővel való munkakapcsolat abszolút bizalmon alapszik. Így a szerződés, titoktartás magától értetődik, ahogyan a felelősségbiztosítás is. A szerződés, mint mindig, mindkét félnek biztosíték. A munkáért vállalt garancia nem képezi részét, viszont a külső körülményekért nem okolható a könyvelő. Az anyagi felelősség azonban ennél fontosabb, így mindenképpen bele kell foglalni a szerződésbe.

Általában a szerződés az elvállalt feladatokat, azoknak részletezését tartalmazza, továbbá a könyvelő megbízási díját, kifizetésének mikéntjét, valamint azt is, miért felelős a könyvelő és miért a megbízó. Azt is érdemes belefoglalni, milyen anyagok kerültek át a régi könyvelőtől.

A titoktartás legalább olyan fontos, mint a szerződés, hiszen a könyvelő a cég összes pénzmozgását, gazdálkodását látja. Így enélkül semmiképp sem szabad elindulni.

A felelősségbiztosítás szintén lényeges kérdés, hiszen a könyvelés egy vállalat életében kiemelkedő státuszú. Ha egy könyvelő komolyabb hibát vét, annak anyagi vonatkozását a vállalat fizeti meg, így a felelősségbiztosítást is érdemes napirendre tűzni.

Technikai felkészültség, felelősség: fontos kritériumok

Mivel ma már szinte minden elektronikusan történik, a könyvelőcég technikai felkészültsége is fontos szempont. A legális szoftverek segítenek abban, hogy az adataink biztonságban legyenek a könyvelőnél, így ezt is érdemes ellenőrizni már az elején.

Ide tartozik az is, hogy az állandóan változó törvények, pénzügyi változások megkövetelik azt, hogy a könyvelő folyamatosan képezze magát, legyen naprakész.

A felelősséghez továbbá az is hozzátartozik, hogy a könyvelő a saját ügyfélkapuját használja, így biztosítva a beküldött anyagokat. Ugyanis, ha a megbízó ügyfélkapuját használja, a felelősség őt éri, nem pedig a szakembert.

Azonban kiemelnénk, hogy a saját ügyfélkapu használatát nem érdemes teljes mértékben a könyvelőre bízni, hiszen akkor a könyvelő a személyes adatok ismerete mellett módosítást is véghez vihet.

Részletek, cégügyek ismerete

Azt is fontos tisztázni már az elején, hogy milyen feladatokat vállal a könyvelőnk. Hiszen lehet, hogy nekünk olyan segítségre lenne szükségünk, amit ő alap esetben nem vállal el.

Ehhez tartozik tehát az is, hogy a könyvelő ismerje az iparágat, amelyben a vállalkozás tevékenykedik. Ennek részét képezi, hogy tudja, hogy a vállalat hogyan foglalkoztatja a munkavállalókat, milyen jellegű költségek merülhetnek fel, például céges autók esetén is el tudja számolni a kiadásokat.

A cég- és iparágismeret azért is roppant hasznos, mert így a szakember nem fog minden számlára rákérdezni, hiszen már ismeri a hátterüket. Fontos az is, hogy a könyvelőnkkel minden hónapban legyen elszámolás, tisztázzuk a részleteket, így mindkét fél jól tud igazodni a változásokhoz és a munkához.

Apróságnak tűnhet, de valójában nagyon fontos az is, hogy a könyvelő elérhető legyen, választ adjon a kérdéseinkre. Hiszen a stabil háttér a bizalom alapvető eleme: a jó könyvelő figyel, válaszol és hátteret biztosít.

Szakosodás: mik az előnyök és hátrányok?

Ma már gyakori, hogy egy adott könyvelőiroda szakosodik. Gyakran témakörökre bontják a könyvelést, ezzel elérve a fent említett iparágismeretet. Ennek nagy előnye, hogy a szakosodott terület változásait, szabályainak módosulását sokkal behatóbban tudja követni a szakember, mindig naprakész.

Gyakori az is, hogy a könyvelőirodánál egy-egy ügyintéző foglalkozik az adott cég könyvelésével, míg más irodáknál részfeladatokra bontják a könyvelést. Utóbbinak hátránya lehet, hogy a részfeladatokat végző könyvelő nem látja át az egész vállalkozás pénzügyeit, így lehetnek elmaradások, kisebb-nagyobb hibák. 

Megoldás ilyenkor az, hogy a könyvelő cégnél van egy dedikált vezető, aki A-tól Z-ig ismeri a vállalat ügyeit, és rajta keresztül folynak át az információk.

Tanácsadás, szabályok: miért fontosak?

Egy könyvelő esetében alapkövetelmény a tanácsadás. A megfelelő adónem kiválasztása, vagy javaslat a váltásra sok sok milliót spórolhat a cégnek, így a könyvelőnek tisztában kell lennie a céget érintő lehetőségekkel, és javasolnia kell a legmegfelelőbbet. Természetesen olyan javaslatokat kell tennie, amelyek az adott cégre és iparágra is értendőek. 

Emellett feladat lehet az is, hogy felhívja a figyelmet olyan kedvezményekre, amelyet a cég figyelembe vehet, a legális kiskapukat is ismernie kell egy-egy ilyen kedvezmény igénybevételénél. A könyvelő célja tehát az, hogy a vállalat a lehető leggazdaságosabban működjön: nem csak a számlák könyvelésével és az adóbevallásokkal kell foglalkoznia.

Természetesen mindezt úgy kell véghezvinni, hogy az a szabályokhoz illeszkedjen, a kritériumoknak megfeleljen. A gazdasági események úgy történnek meg, ahogyan dokumentálva lettek, így a tiszta munka és a dokumentálás kulcsfontosságú.

A szabályok alatt érthető az is, hogy egy könyvelő “megtanítja” az ügyfelet az adatok és papírok rendezésére, megköveteli, hogy egy adott rend szerint legyenek beszolgáltatva a részére a könyveléshez szükséges dokumentumok. Így egy sokkal átláthatóbb közös munka jön létre.

Cégképviselet, rendeletek, újítások ismerete: win-win szituáció

Korábban már említettük a könyvelő naprakészségének fontosságát: de ezt nem lehet eleget hangsúlyozni. Az esetleges változásokról, befizetésekről időben kell értesíteni a cégvezetőt, ezzel mindkét fél csak nyer.

A könyvelő a céget képviseli, így egy lépéssel előbb kell járnia a pénzügyi ismeretek útvesztőjében. A cél az ügyfél tehermentesítése: ez a könyvelőnek is csak nyereséget szül.  

A könyvelő precizitásának ékes bizonyítéka, ha a vállalat szinte sosem kap levelet a NAV-tól, a járulékjellegű adóknál ugyanis együtt kell mozognia a könyvelésnek a folyószámlákkal: ezt a könyvelőnek kell intéznie.

Milyen árakra számíthatunk?

Látjuk tehát, hogy egy könyvelő dolga nem csak a számlák nyilvántartása: ennél egy jóval összetettebb és bizalmasabb feladat az övé. Ha megtaláltuk a megbízható könyvelőt, akkor érdemes kifizetni a magasabb összeget. Hiszen a túl alacsony árképzés megkérdőjelezi a szakmaiságot: aki jó és biztos könyvelésre vágyik, annak magasabb összeggel kell számolnia. 

Már csak azért is, mert a rosszul vezetett könyvelés komoly bírságokat eredményezhet, ez pedig sokkal nagyobb költségeket jelent a cég számára, mint a magasabb könyvelői díj. A legtöbbször ráadásul nem is a cégvezetői rossz szándék, sokkal inkább az információs zaj miatti nem megalapozott döntés hozza a bírságot. (Tipikusan ilyen például a kata adó vagy épp az áfa kérdésköre is.)

Arról nem is beszélve, hogy a jó könyvelő segít kiválasztani a legmegfelelőbb adónemet, a cég számára leggyümölcsözőbb megoldásokat: ezekkel a cég pedig sokat nyerhet. A vállalkozás könyvelője ráadásul rengeteg segíthet a bérszámfejtés, a könyvelés, valamint az adózási kérdések, vagy épp a következő évi törvényi változásokkal kapcsolatban is.

Ha tehát a precíz, megbízható, korrekt és felelős szakember megtalálása a cél, érdemes nem ezen a költségen spórolni, ezt később a cég bevételei és kiadásai is igazolni fogják. Hiszen egy jó könyvelő, aki a szükséges adózási, számviteli, könyvelési és egyéb kérdésekben is megfelelően dolgozik, jelentősen megkönnyíti a cégvezetés munkáját.

És a legfontosabbat ne felejtsük el: a jó könyvelők felelősséget vállalnak a munkájukért.