A bérszámfejtés minden cég életében elengedhetetlen. Mégis sokan nincsenek tisztában azzal, mit is csinál pontosan egy bérszámfejtő, miért fontos munka ez, és miért lényeges, hogy megbízható szakember végezze.

Fizetés, juttatások, TB, nyilvántartások, szabadságolások és egyéb munkaügyi feladatok: mit is jelent pontosan a bérszámfejtés?

Miért keverik sokan a könyveléssel, és mi is a bérszámfejtő munkatárs feladata? Miért nagyon fontos, hogy megbízható és követhető legyen ez a folyamat, és miért lehet előnyös a kiszervezés?

Valóban végezheti könyvelő is a bérszámfejtést, és mire kell odafigyelni a bérszámfejtési feladatok során?

A következő cikkben minden kérdésre választ adunk!

Mi is az a bérszámfejtés?

Elsőként sokan arra gondolnak, hogy a bérszámfejtés elkészítése egy egyszerű és rövid feladat.  Azonban itt  korántsem csak a fizetés kiutalásáról beszélünk. 

Röviden a bérszámfejtő a munkavállalókat érintő kifizetésekkel kapcsolatos információk összegyűjtésével, ellenőrzésével és feldolgozásával foglalkozik, tekintettel az adott jogviszonyra (pl.: munkaviszony, társas vállalkozói vagy megbízási jogviszony), valamint figyelembe veszi a távollét időtartamát (pl.: gyermekgondozás miatt, szabadság, betegség esetén) és az esetleges leiltások, adókedvezmények összegét.

A szakember sokrétű, a jogszabályoknak megfelelő munkát kell, hogy végezzen, hiszen pontos és precíz munkavállaló nélkül a fizetések és a munkaügyi feladatok sem stimmelnének.

Ez az összes munkavállaló számára fontos, hiszen a bérkiadás számfejtése, a folyamatos munkaügyi intézkedések mellett a TB ügyintézés, a az állományba vétel dokumentálása és a szabadságolások jogszabályi betartása is a bérszámfejő feladata.

Minden cég számára kiemelkedően fontos, hogy ezek jól működjenek.

Mi a különbség a bérszámfejtés és a könyvelés között?

Sokan gondolják úgy, hogy a könyvelő és a bérszámfejtő feladatai teljesen egyeznek. Ezért is van az, hogy a dolgozók sok esetben fordulnak a könyvelőhöz, ha munkaügyi kérdésük van.

A könyvelő elvégezheti a bérszámfejtést is.

Ahhoz, hogy lássuk a főbb különbségeket, érdemes megnéznünk, mik a könyvelő feladatai:

• pénzügyi adatok összegyűjtése,
• számviteli nyilvántartások rögzítése, ellenőrzése,
• kimutatások készítése,
• bankszámlakivonatok, bizonylatok bevallások kezelése,
• beszámolók készítése a hatóságok felé,
• a cég pénzügyeinek nyomon követése,
• adónemek ismerete,
• adótanácsadás,
• szakértő feladatok ellátása.

Tehát a könyvelő elsősorban a cég ügyeivel foglalkozik, évi kimutatásokat végez, a pénzügyeket, az adózást és a cég iratainak és pénzügyeinek kérdéseit intézi.

Ezzel szemben a bérszámfejtő a munkavállalók kifizetésével, munkaügyeivel, feldolgozásával, a jogviszonyokkal foglalkozik. Tehát a két szakma, habár egyes esetekben fedheti egymást, valójában teljesen mást jelent.

Mi a hasonlóság a két szakma között?

Ahogyan említettük, azért hasonlóságok is akadnak: mindkét esetben felkészült és jól képzett szakembernek kell ellátnia a feladatot. 

Összességében kevés olyan jogszabály akad, amely mindkét szakterületet érinti, az vitathatatlan, hogy mindkét szakember fejében tengernyi törvénykönyvet jelentő tudás van, és a folyamatos változások követése, a szükséges és naprakész információk ismerete nélkül aligha végezhetnének biztos munkát. Ez alapján tehát elmondhatjuk, hogy a naprakészség egy komoly metszet a két szakma között.

Milyen feladatokat lát el a bérszámfejtő?

A szakember rengeteg lényeges, felelősséggel járó feladatban érdekelt.

Ezek általában az alábbiak:

• egyik fő feladata a bérek és egyéb juttatások számfejtése, a fix összegű (előlegek, bírói letiltás, kártérítés) és százalékos levonások (nyugdíj- és egészségbiztosítási járulék, magánnyugdíjpénztár, személyi jövedelemadó, munkavállalói járulék), betegszabadság, táppénz és családi pótlék, kiegészítő fizetés, bérpótlék, túlmunka, jutalom, prémium összegének figyelembevételével történő munkaügyi feladatok,
• emellett ellátja a gazdasági szervezetet terhelő befizetések (nyugdíj- és társadalombiztosítási járulék, egészségügyi hozzájárulás, munkavállalói járulék) összegének megállapítását,
• intézi a bérszámfejtő lapok, bérfizetési jegyzékek, bérösszesítők, bérfeladások elkészítését,
• nyilvántartásokat vezet a béreket érintő járulékok és befizetési kötelezettségek tekintetében,
• bevallásokat készít az adóhatóság felé,
• nyilvántartja, kézi és számítógépes rendszerek segítségével a dolgozók jelenlétét, szabadságait a túlórákról az alkalmazottaknak járó fizetés és juttatások kiszámítása miatt,
• előkészíti az alkalmazottak fizetését és juttatásait,
• kiállítja a fizetési csekkeket, vagy intézi a fizetés átutalását,
• ellenőrzi és elkészíti a munkaidő-kimutatásokat, jelenléti íveket, bérszámításokat és egyéb információkat, hogy a bérelszámolással kapcsolatos eltéréseket meg tudja határozni és egyeztetni tudja az illetékessel.

A szakember végzi a munkaügyi teendők nagy részét

A munkavállaló keresőképtelensége és ezzel járó juttatások kifizetése (például gyermekvállalás esetén csed, gyes és gyed) és adminisztrációja is komoly tudást igényel. Főképp, hogy a bérszámfejtőt is számos változás érinti: hiszen minden évben akár többször is olyan változások jöhetnek, amelyekkel jogszabályi kötelezettségei mellett a munkavállalók felé nyújtott bizalma és biztos munkaügyi segítsége is kulcsszerepet játszik egy cég életében.

A felsoroltakon túl még számos feladata van a bérszámfejtőnek, de egyszerűen szólva: majdnem minden „magánszemélyhez fűződő” kifizetés (pl.: munkabér, juttatások, megbízási díj, tagi kivét, ingatlan bérletidíj – ha vállalkozás bérel ingatlant magánszemélytől), és foglalkoztatottakkal kapcsolatos ügyintézés során az ő szaktudására van szükség.

Miért fontos a megbízható bérszámfejtés?

A bérszámfejtés, bérek egyeztetése nagyon érzékeny és felelősségteljes munkakör, nagy precizitást igényel. 

A munkavállalók 95%-a segítségre szorul, ha munkaügyekről van szó, ezért útmutatást kell nyújtani számukra a dokumentációban, illetve abban is, hogy személyes ügyeiket miként tudják zökkenőmentesen elintézni. 

A bérszámfejtőnek kiemelkedően empatikusnak kell lennie, és számításba kell vennie, hogy fontos az illetőnek az, hogy rendben legyenek a munkaügyi és béres dokumentumai, hiszen a kedvezőbb nyugdíjazás és egyéb hitelkérelmeknél ezek döntő befolyással bírnak. 

Tapasztalataink szerint egy cégnél erősíti a munkahelyi légkört és munkamorált, ha érzik a munkavállalók, hogy mögöttük egy tapasztalt és segítőkész bérszámfejtő áll, akire számíthatnak.

Emellett a cég életében sem mindegy, hogy megbízható-e a szakember, hiszen több problémát is okozhat a pontatlan munkavégzés:

• nem a naprakész törvényi előírásoknak megfelelően készül el a bérelszámolás;
• szabálytalanságság adódhat az eljárás menetében;
• munkabérek kifizetése nem megfelelő, nem precíz vagy nem időben történik meg;
• a szabadságokat rosszul számolják el;
• munkavállalói járulékokat, adót, illetve foglalkoztatói közterheket nem megfelelően állapítják meg;
• a letiltások, levonások elszámolása nem kielégítő;
• az adókedvezmények érvényesítése helytelen;
• a jogszabály által előírt bejelentéseket, bevallások beadását elmulasztják, ezért probléma adódhat a határidő után történő beküldéssel.

Tévhitek a bérszámfejtés kapcsán

A legnagyobb tévhit, hogy a bérszámfejtéssel foglalkozó munkatárs csak hónap elején van tele munkával.

Vegyük például azt a szituációt, hogy új kolléga érkezik a céghez, vagy éppen távozik egy munkavállaló. Ezeket a változásokat a bérszámfejtőnek kell elintéznie.

Előfordulhatnak hó közbeni kifizetések, előlegek, juttatások utalásai is. 

Megbetegedhet egy dolgozó: ilyenkor a TB ügyintézés is a szakember feladata. Emellett túlórázhat, szakmai távollétet kérhet, kiküldetésre mehet a munkavállaló. Értelemszerűen minél nagyobb egy cég, annál több ilyen helyzet adódhat.

A bérszámfejtő nagy felelősséget vállal minden hónapban az adóhatóság felé is, ezért elengedhetetlen, hogy feladatait pontos, szakmai módon végezze.

Előfordulhat, hogy az ügyfél hónap közben kér egy kimutatást, melyet szintén a bérszámfejtő végez el.

A bérszámfejtés kiszervezése: mit is jelent mindez?

A vállalkozások és cégek általában könyvelői irodákat bíznak meg a könyvviteli feladatok, valamint a bérszámfejtési teendők ellátásával. Vannak olyan könyvelők, akik egyedül látják el mindkét tevékenységet.

Ennek egyik oka az, hogy nem könnyű megbízható, szakmailag kifogástalan bérszámfejtőt találni. Ezért gyakran felmerül lehetőségként a kiszervezés, ami manapság egyre elterjedtebb, hiszen a bérszámfejtés jó ideje önálló tevékenység.

Éppen ezért a vállalkozó szellemű bérszámfejtők céget alapítva, vagy egyéni vállalkozóként dolgozhatnak.

Természetesen ezt a feladatot kiszervezheti a vállalkozás is, hiszen – habár a könyvelő felé bizonyos időközönként adatokat és információkat ad át a bérszámfejtő, előfordul, hogy szükséges némi egyeztetés (pl.: osztalék kifizetéskor) – a könyveléstől teljesen elkülönülten kezelhető feladat kapcsán.

Az is előfordul, hogy maga a könyvelő szervezi ki a bérszámfejtést, így könnyebbség számára, hogy csak a saját szakterületével kell foglalkoznia, nem kell még a bérügyi, társadalombiztosítási, munkaügyi teendőket is intéznie, valamint azok változását folyamatosan nyomon követnie. 

A könyvelői munka kifejezetten megterhelő, ezért nagy segítséget nyújthat, ha egyes részeit kiszervezheti a szakember.

Mik a legfontosabb előnyei?

Akárhogy is nézzük, a kiszervezés mellett jó pár érv felsorakoztatható:

• Szakértelem: a jogszabályok folyamatos változása állandó készenlétet kíván. Ha a kiszervezés mellett döntesz, biztos lehetsz benne, hogy naprakész és a szabályokat a gyakorlatban is alkalmazni képes szakembert bízol meg,
• Költséghatékonyság: nem kell saját bérprogramot és számítástechnikai eszközöket fenntartanod, valamint saját munkavállalót sem kell alkalmaznod a feladatra. Nem kell költened a továbbképzésekre, és a távollét gondja sem nyomja majd a válladat,
• Időmegtakarítás: nem kell betanítani, ellenőrizni a munkavégzőt, és a terület jogszabályváltozásai miatt sem kell aggódnod. Ha pedig a könyvelőd és bérszámfejtőd egy és ugyanaz, az ügyfelekkel, munkavállalókkal történő kommunikációra sem kell időt szánnod,
• Határidők: a szakember feladatait számos határidő övezi, hiszen egy vállalkozást többféle adó, járulékfizetési kötelezettség terhel, melyek befizetésének, illetve az elszámolás különböző nyomtatványokon való benyújtásának határideje eltérő lehet. Ha kiszervezed a feladatkört,  az adók, járulékok mindig az előírt határidőre, és megfelelő összegben elszámolásra kerülnek, a megbízott szakember összegezi, és előkészíti átutalásra azokat.
• Titoktartás: kiemelten fontos, hiszen a személyes adatok kezelése végett a titoktartás kulcsfontosságú. A számfejtést végző szakember garanciát vállal arra, hogy a hozzá kerülő adatokkal körültekintően és vizalmasan bánik,
• Biztonság: ha megbízol egy szakmailag felkészült bérszámfejtőt, sokkal nyugodtabban alszol majd, hiszen ő eligazodik a jogszabályok között, és naprakészen tudja vállalni a változásokat is..

Mire figyelj a bérszámfejtés során?

Akad néhány elem, amelyre különösen oda kell figyelned (kivéve, ha biztos vagy a megbízott szakember dolgában, hiszen akkor ezek alapvetőnek számítanak):

• a bértitok: az, hogy a munkavállalók mennyit keresnek, és milyen juttatásokban részesülnek, kiemelkedően fontos a vállalati kultúrában,
• a megismert személyes adatok: ezek ismerete mindenki számára jelentőséggel bírnak, a GDPR szellemében pedig különösen oda kell rájuk figyelni,
• a gondos és biztos pénzügyi utalás: minden munkavállaló számára fontos, hogy időben és a megfelelő összegben a számláján legyen a bére, ezért nem is lehet kérdés, hogy erre kiemelten oda kell figyelni,
• a változások figyelemmel kísérése: már sokszor említettük ezt, de nem csak a jogszabályok tekintetében lényeges mozzanat, hiszen a munkavállalót ért változásokat (gyermek születése, béremelés, részmunkaidőre váltás, szabadság stb.) is legalább ennyire figyelemmel kell követni.

Miért végezheti könyvelő is a bérszámfejtést?

Azt már megírtuk, hogy a könyvelő is végezheti a bérszámfejtést. Nálunk az alábbi szempontok számítanak elsősorban, ha bérszámfejtésről van szó:

1. Naprakész bérszámfejtés és elégedett dolgozók: figyelembe vesszük a szokásokat, és az elvárt időpontig teljesítjük a kéréseket,
2. Ügyfélszolgálatunkhoz bármikor fordulhatsz: akár azonnali problémákat is megoldunk,
3. Munkaügyi adminisztráció: a sok cégvezető által kevésbé kedvelt adminisztratív feladatok minden pontjában számíthatsz ránk,
4. Könnyített utalás: utalási file-t készítünk a bérek utalásáról, ami egy gombnyomással könnyen beolvasható a banki utalások közé,
5. Többdimenziós könyvelési szolgáltatás: a teljesítménybér kiszámításával is tudunk segíteni, ha szeretnél eredményesebben céget építeni és motiváltabb munkatársakkal együtt dolgozni,
6. Bérstratégia tervezése: az átláthatóbb pénzügyi tervezés és a bérköltségek tervezése szintén állandó feladatunk.

Ha további kérdéseid lennének, keress minket, és szívesen segítünk a bérszámfejtés kapcsán is!