A számlázás bonyolult útvesztőnek tűnhet. Ahhoz, hogy megértsük és rutinná váljon, nem árt, hogy ne csak a fogalommal, hanem a számlázás menetével is tisztában legyünk. Emellett számos olyan tényező is van, amely befolyásolhatja a számlánk hitelességét. Az alábbiakban összeszedtük, mire kell odafigyelni a számlakiállítás során. 

Pontosan mit értünk számlaképesség alatt?

Elsőként is tisztázzuk, kinek is kell számlát adnia. A vállalkozókon, vállalkozásokon kívül az egyéni adószámmal rendelkező személyek is adhatnak számlát. 

Maga a számlaképesség azt jelenti, hogy az adott személy, cég olyan adózási szempontból érvényes bizonylatot, azaz számlát ad, amely alapján a számlát kapó fél költségként el tudja számolni a megnevezett összeget. 

A számlaképesség eléréséhez egy adószámra van szükség. Ez a NAV által, a személy részére biztosított adószám. Vannak azonban olyan tevékenységek is, amelyekhez nem kell vállalkozást alapítani a számlaképességhez. Ilyen például:

• ingatlan-bérbeadás
• művészeti oktatás
• szabadúszó előadó stb.

Tehát alapvetően sokkal fontosabb, hogy azt tisztázzuk, miről kérik a számlát, hiszen ez alapján dől el a számlaképesség. 

A számlázáshoz vagy egy számlatömbre, vagy elektronikus számlázórendszerre lesz szükség.

Milyen tételek szerepelnek egy számlán?

A számla kiállítása előtt tudnunk kell, miknek kell mindenképpen megjelenniük a számlán. Az alábbi tételeket tartalmaznia kell:

• a számlát kiállító (cég)neve, címe és adószáma;
• a számla sorszáma, számlatömb esetén pedig előre nyomtatott sorszám is;
• a számla kiállításának dátuma (kelte);
• a számla kiállítójának neve, címe, adószáma;
• a vevő neve, címe, adószáma;
• az értékesített termékek és szolgáltatások megnevezése, mennyisége, nettó egységára;
• a teljes számla nettó értéke;
• az ÁFA mértéke (százalék) és értéke.

Papíralapú vagy elektronikus számlát állítsak ki?

A számla lehet papíralapú vagy elektronikus. Az elektronikus számlázásra más szabályok érvényesek, ezeket azonban érdemes fejben tartani, mert ma már sokkal kényelmesebb megoldást nyújthat a papíralapú változatnál.

Persze van, aki régimódibb vonalakat követ, és azt szereti, ha a számla papíralapon, postázva jut el hozzá a számlája.

Az elektronikus számla hitelessége akkor lesz biztosított, ha minősített elektronikus aláírást alkalmazunk, vagy az elektronikus adatcsererendszerben elektronikus adatként hozzuk létre és úgy továbbítjuk.

Emellett fontos, hogy megbízható online számlázórendszert válasszunk. Ma már rengeteg megoldás nyílik erre, az igényektől és a pénztárcánktól függ, mit választunk.

A számla típusai

A proforma és díjbekérő: a két típus ugyanaz. A proforma számla főként Magyarországon túl lehet ismerős, míg a díjbekérő itthon. A legtöbb szoftver is inkább a díjbekérő fogalmát alkalmazza: ez alapján érkezik meg a számlára a pénz, ezt pedig az előlegszámla kiállítása követi. Mindkettőnek sorszáma van, egyik sem szigorú számadású bizonylat, nem kell adóznod utánuk.

Előlegszámla: az előlegszámla már másképp működik. Egy szigorúbb bizonylattípus, hiszen ha kiállítjuk, akkor adózni kell utána. A beérkező összeg bruttónak számít, tehát az előlegszámlán feltüntetett összeg nem a nettó összeg lesz, hanem vissza kell bontani bruttó összeggé, sőt a számlán az áfatartalmat is jelölni kell! A legjobb, ha az előlegszámlát online állítjuk ki, így mihamarabb eljut a partnerhez. Teljesítési dátumként pedig az a dátum kerüljön a számlára, amikor beérkezett az összeg. 

Ezen kívül nagyon fontos, hogy a számlán a nettó, bruttó összeg és az áfakulcs is helyet kapjon. Természetesen csak akkor, ha a számla áfatartalommal rendelkezik. 

Végszámla: a végszámla esetén a dátumra nagyon oda kell figyelni, ugyanis a teljesítés dátumának meg kell egyeznie azzal a dátummal, amikor a szolgáltatást vagy árut megkapta az ügyfél. Ezért a kiállításakor figyeljünk arra, hogy az előlegszámla sorszáma felkerüljön a számlára, például megjegyzésbe. Illetve az is nagyon fontos, hogy az előleg összege negatív előjellel fel legyen tüntetve a számlán. Végezetül soroljuk fel azokat a termékeket, szolgáltatásokat, amiket eredeti áron szerettünk volna áruba bocsájtani. A végső különbözet fogja megadni a végszámla összegét, amely még pluszban a számlára fog érkezni a vevőtől.

Kiknek kell számlát adniuk?

Számlát akkor kell kiállítani, ha

• egy másik adóalany vagy nem adóalany jogi személy előleget fizet ki – kivéve, ha adómentes;
• termékértékesítéshez kap előleget;
• az előleg összege eléri vagy meghaladja a 900 000 forintnak megfelelő értéket;
• ha kérik a számla kibocsátását;
• ha külföldre nyújt termékértékesítést vagy szolgáltatásnyújtást.

Milyen különbségek és hasonlóságok vannak számlázás terén az egyes vállalkozástípusok esetében?

Jelenleg Magyarországon az alábbi vállalkozási formákat működtethetik magánszemélyek:

• egyéni vállalkozás
• egyéni cég
• közkereseti társaság
• betéti társaság
• korlátolt felelősségű társaság
• részvénytársaság.

Mint oly sok mindenben, a számlázásban is vannak eltérő és megegyező eljárások ezen vállalkozástípusok között. 

Abban megegyezhetünk, hogy a legegyértelműbb hasonlóság, hogy bármilyen vállalkozástípusunk is van, kötelesek vagyunk számlát kiállítani az általunk értékesített termékről vagy szolgáltatásról. 

További hasonlóság, hogy papír- és elektronikus alapon is számlázhatunk, bármilyen vállalkozásunk is legyen.

Azonban fontos jelezni, hogy bármilyen vállalkozásnak is számlázunk, a számlának az alábbi szabályoknak meg kell felelnie:

• a számla kibocsátásától a megőrzésig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét;
• adattartalmának sértetlenségét;
• és olvashatóságát.

A különböző vállalkozástípusok esetén oda kell figyelni arra is, hogy mi az az áfaértékhatár, amellyel rendelkezik az adott vállalkozás. Hiszen ez a számlázást is komolyan érinti!

Itt jön képbe az, hogy a vállalkozás alanyi adómentes, tárgyi adómentes, általános áfakulccsal rendelkezik (27%), vagy kedvezményes adókulccsal (18% és 5%).

Vállalkozóként az áfa összegét be kell vallani, ezért nagyon nem mindegy, milyen szám kerül a számlára. Az áfát bevallhatjuk, befizethetjük, vagy vissza is igényelhetjük, ha bejelentkezünk az áfa hatálya alá.

Ez erősen érinti a számlázást is, hiszen a vállalkozástípus és áfaérték szoros összefüggésben állnak. Ha például katás valaki, választhatja az áfamentességet, így a számláin is más összeg jelenik majd meg. 

Ez egy fontos különbség a számlázásban!

Az áfa mértékét a vállalkozás indításakor lehet eldönteni, így a továbbiakban is ez kíséri majd útján a céget.

Mik azok a 2020-as változások, amelyek konkrétan érintik a könyvelést is?

2020 júliusától új szabályokra készülhetnek a könyvelők is. Jelenleg 100 000 Ft áfatartalom az az érték, amely esetén a NAV felé le kell jelenteni a kiállított számla adatait. Szerencsére ezt a számlázóprogramok egy beállítást követően meg is teszik helyettünk.

Ugyanez az érték a befogadói oldalon is érvényes, amennyiben áfát szeretnénk levonni a számlából.

Sőt, még az alanyi áfamentesen kiállított számlákat is le kell jelentenie azoknak, akik számlát állítanak ki (természetesen a befogadói oldalon az áfát nem tartalmazó számlákat nem kell lejelenteni, mert azoknál nem beszélhetünk az áfa levonhatóságáról).

Ez azt is jelenti, hogy júliustól oda kell figyelni arra, hogy minden számlánál kötelezően megjelenjen a vevő adószáma, ahogyan ezt fentebb már fel is tüntettük.

Hogy kit fog ez rosszul érinteni?

• azokat, akiknek nincs megfelelő infrastruktúrájuk (pl. internetelérés) a számlázáshoz;
• akik valamilyen okból kifolyólag inkább a papíralapú számlázást választják;
• akiknek a számlázóprogramja nem kompatibilis a NAV online rendszerébe való lejelentési funkcióval;
• valamint azokat a könyvelőket, akiknek idáig csak a befogadott számlák kis részét kellett lejelenteniük.

Az adómentes külföldi értesítés számláit mindez nem érinti a 2020 júliusa és decembere közötti időszakban, de a tervek szerint 2021-től már ezeknek a számláknak is teljesíteniük kell a kritériumokat.

Az intézkedés lényege, hogy a NAV voltaképp minden tranzakciót látni fog. Ennek lesznek pozitív és negatív aspektusai is, viszont az biztos, hogy ez komoly mennyiségű plusz adminisztrációt jelent majd mindenki számára. 

Még egy szigorítás a végére: 2020. július 1-től a gazdasági teljesítést követő nem 15, hanem már 8 napon belül kötelező a számlát kiállítani.