A digitális világ egyre nagyobb szerepet kap, számos cég teszi át vállalkozását az online térbe. Ez pedig a webáruházak számának növekedését is jelenti. Jogos a kérdés: miben különbözik egy webshop könyvelése a hagyományos könyveléstől? Mikre kell odafigyelni, és milyen hibákat véthetünk? Következő cikkünkben ezekre a kérdésekre adunk választ.
Ha webáruház indítására adjuk a fejünket érdemes mélyebben informálódni a könyvelést és a pénzügyet illetően, mivel egyes elemeiben eltér a hagyományos könyveléstől. Ezen szabályok ismerete pedig már a kezdeteknél jól jöhet.
A webshopok ugyanis az e-kereskedelem magját képezik, folyamatosan változó és nagyszámú vásárlóval számolnak, a vásárlások értéke pedig mindig különböző. Ezért aztán, mielőtt belevágnánk, célszerű mindenre gondolni: így nem érhet majd meglepetés.
Webáruház indítása: milyen költségekkel számoljunk?
Mielőtt részletesen belevágunk, mikre kell odafigyelni a könyvelésnél, fontos, hogy összeszedjük, mivel is jár egy webshop indítása. Hiszen a kezdeti kiadások magasak lehetnek, és a karbantartás összegei is folyamatos tervezést igényelnek.
Webshopindítás költségei
- webshopmotor költsége: ez attól függ, hogy saját fejlesztésű, bérelt vagy open source webshop motorról van szó;
- domainvásárlás: el kell dönteni azt is, hogy magyar vagy nemzetközi piacra célzunk (hu vagy com végződés);
- SSL-tanúsítvány: a titkosított fizetésért;
- tárhelyvásárlás: a gyorsaság miatt nem mindegy, milyen tárhelyet vásárolunk, így nem éri meg spórolni;
- számlaképesség: a webshop indításához vállalkozásra is szükség lesz ;
- pénzügyi partner: hol és hogyan fizetnek majd a vásárlók? A pénzügyi partnerek (bankkártyás fizetés, PayPal stb. ezért jutalékot számít fel.
Webshopüzemeltetési költségek
- termékbeszerzés: beszerzés esetén bekerülési költséggel és szállítási díjjal is számolni kell;
- gyártás: attól is függ a költsége, hogy magunk gyártjuk-e, amennyiben igen, úgy eszközköltséggel, anyagköltséggel stb. is számolni kell;
- raktározás és logisztika: a termék mérete meghatárzza, milyen költségekkel kell majd számolni;
- pénzügyi tranzakciók díja: a terméket egy védett csatornán keresztül vásárolják meg, amelynek költsége van;
- jogi és könyvelési kiadások: a jogi költség egyszeri, a könyvelési díj azonban folyamatos;
- fejlesztés és karbantartás: ahogy növekedik a webáruház, úgy lesz szüksége folyamatos fejlesztésre;
- ügyfélszolgálat: igaz ez az ügyfélszolgálati díjakra is;
- marketing: nem csak indításnál, hanem folyamatosan szükséges invesztálni a marketing erejébe.
Eltér a webáruház könyvelése a hagyományostól?
A webshop könyvelésénél két olyan speciális szabály lép életbe, amelyek eltérnek a hagyományos könyveléstől.
- Minden tranzakciónál kötelező számlát kiállítani: ez lehet elektronikus számla is, de amikor a termék kiszállításra kerül, szükség van összesítő dokumentumra. Ez akár lehet a szállítólevél, vagy egy másolat a számláról, papíralapú számla esetén pedig az eredeti is, de a csomagnak tartalmaznia kell valamelyiket.
- A szállítási díj áfájára rékerül a termék áfakulcsa: mivel ezesetben több dologra is érdemes figyelni, ezért az alábbiakban részletesen kiderül, mit is értünk ezalatt.
Mire figyeljünk a szállítási díjak kapcsán?
A webshop könyvelésénél fontos tudni, miben tér el egymástól a szállítási díj és a szállítási költség.
- A szállítási költség: azt az összeget jelöli, amelybe a szállítás kerül a webshop tulajdonosának számára, ezt az összeget fizeti a futárcég vagy a posta részére;
- a szállítási díj: ez az összeg, amit a vevő fizet webáruház számára, azaz, amibe a szállítás kerül majd.
Mivel a két díjnak áfaszámítás szempontjából nincs köze egymáshoz, ezért fontos különbséget tenni közöttük. Ugyanis a szállítási díj esetén a rendelést tartalmazó termékek közül a legmagasabb áfakulccsal rendelkezőt vesszük figyelembe. Ez általában 27%.
Azonban azt fontos tudni, hogy a Magyar Posta által nyújtott szolgáltatások ugyan áfamentesek, a szolgáltatás díja mégis felveszi a kiszállított termék áfáját, ugyanis kapcsolt szolgáltatásnak minősül.
Emellett azt is tudni kell, hogy az áfa visszafelé is így működik: tehát 5%-os áfakulcsú terméket 5%-os áfával számlázhatunk, hacsak a rendelésben nincs magasabb áfájú termék.
Milyen szabályoknak kell megfelelnie a webshopnak?
Az alábbiakban egyesével is végig vesszük azokat a szabályokat, amire egy webshop tulajdonosának figyelnie kell.
Számlaképesség
A webáruház indításához egyéni vállalkozás, vagy céges forma megléte szükséges. Tehát vállalkozási forma és adózási forma kell ahhoz, hogy webshopot indíthassunk.
Magánszemélyként az online piactereken 600 000 Ft-ig adómentes a kereskedő, így ezt mindenképp figyelembe kell venni.
Engedélyek
Az alábbiakra is fontos kitérni, hiszen a hatóságok felé be kell jelenteni őket:
- a tevékenységi kör;
- a csomagolás;
- az adatkezelési tevékenység.
Emellett be kell jelenteni a tevékenységet a székhely szerint illetékes önkormányzat jegyzőjénél.
Tevékenységi kör
A webáruházak általában a 4791 TEÁOR számhoz tartozó tevékenységi kört veszik fel, amely a “Csomagküldő, internetes kiskereskedelem” név alatt fut.
Környezetvédelmi termékdíj
Amennyiben a webshop termékeit mi magunk csomagoljuk, úgy a NAV-nak be kell jelenteni ezt és környezetvédelmi termékdíjat kell fizetni.
Továbbá a környezetvédelmi termékdíj a szórólapokra, reklám kiadványokra irodai papírra és POS anyagokra is vonatkozik. Ezen kívül, ha környezetterhelő terméket árulunk, szintén kötelesek leszünk a termékdíjat megfizetni.
Adatkezelés
Mikor válik valaki adatkezelővé? Ezt fontos tisztázni, ugyanis a NAV illetve a NAIH felé bejelentési kötelezettsége lesz a webáruház tulajdonosának, amennyiben:
- a vásárlók adatait direkt marketingre, nyereményjátékra is felhasználjuk;
- hírlevelet küldünk számukra.
Ebben az esetben nyilvántartási számra is szükség lesz.
Ezzel szemben nem terheli a tulajdonost kötelezettség, ha:
- adatokat tárolunk a vásárlókról;
- ők pedig a személyes adataikkal regisztrálnak a webshopba.
Adatok feltüntetése
A webáruház indítása kapcsán az a kérdés is felmerülhet, hogy milyen adatokat kell feltüntetnie a cégnek.
Ezek az alábbi általános adatok:
- név, vagy cégnév;
- a kapcsolattartó személy neve;
- elérhetőségek feltüntetése – e-mail cím, telefonszám, cím, stb.;
- vállalkozói igazolvány száma, adószám, vagy a cégjegyzékszám;
- Adatvédelmi Tájékoztató és Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF).
Továbbá fel kell tüntetni a vásárlót érintő jogi információkat is:
- a fizetési opciókat;
- a kézbesítés módjait;
- az elállási jogot;
- a garancia, szavatosság, jótállás részleteit;
- az adatvédelmi tájékoztatást;
- a megrendelés után visszaigazolás küldésének kötelezettségét;
- valamint fel kell tüntetni a megrendelés elküldése előtti tájékoztatást is.
Végül a termékkel kapcsolatos adatokat is meg kell jeleníteni, mint:
- a termék neve;
- leírása;
- ára.
Kedvezmények, hűségprogramok könyvelése
Egy jó webáruház időnként kedveskedik a vásárlóinak, és kedvezményeket nyújt. Később pedig hűségprogramot és pontokat is kialakít, ezáltal növelve az elköteleződést.
Igen ám, de ez is rejthet magában figyelemreméltó elveket. A kedvezmények esetén nagyon fontos, hogy átlátható és érthető szabályrendszer övezze őket. Ellenkező esetben ugyanis az adóhivatal beleköthet, éppen ezért a legegyszerűbb, ha a számlán is megjelennek a kedvezmények.
Ennek szabálya, hogy az áfát a teljes ár után fizetjük, tehát ezt mindenképp tartsuk szem előtt.
Szintén fontos, hogy a hűségpontok esetén hogyan adózunk. Ha a hűségpontok vásárlással szerezhetők meg, akkor a pontok levásárlásakor utólagosan érvényesített kedvezményt számolunk el, amit a számlán negatív tételként fel kell tüntetni. Ebben az esetben nincs extra adófizetési kötelezettség.
Más a helyzet akkor, ha vásárlás nélkül is kaphat pontot a vásárló, például a regisztrációért, feliratkozásért stb.. Amikor az így szerzett pontot beváltja a vevő, nem egy korábbi vásárlása után járó, utólagosan érvényesített kedvezményt kap, hanem ajándékot, tehát ennek megfelelően kell adózni.
Miben tér el a webshopok számlázása?
A webáruház esetén minden egyes értékesítést egy számla kiállítása követ. A számlát célszerű e-számla formájában kiállítani, majd eljuttatni a vásárló felé. Ez lehet egy e-mail melléklet, de az is jó, ha a vásárlás végén rögtön letölthetővé tesszük az e-számlát.
Érdemes az ÁSZF-ben megfogalmazni, hogy e-számla kerül kiállításra a vásárlást követően, így egyértelműsítjük a folyamatot.
Miért jó az elektronikus könyvelés a webshopoknak?
A könyvelés célja, és ez nem csak a webáruházakra vonatkozik, az, hogy segítse a fejlesztéseket és az üzleti folyamatokat követhesse. Az üzleti terv a konverziók, kosárérték, a vevők száma stb. olyan változókon alapszik, amelyek előre lendítik a vállalkozást és folyamatos növekedést tesznek lehetővé.
Célszerű az üzleti tervet a könyvelővel is végig futtani, hogy a tervezések folyamatában már pénzügyi rálátásunk is lehessen.
Emellett érdemes digitalizálni a könyvelést is ott, ahol csak lehet.
Miért jó az online könyvelés?
- automatizáció: nincs elgépelés, kevesebb a számviteli hiba;
- adminisztráció: csökkenti a papíros adminisztrációt, nem kell rendezgetni a papíralapú elemeket, minden könnyebben utánkereshető;
- az e-számla előnye: a könyvelő számára is bármikor elérhetőek online;
- hatékonyság: az e-számlákat nem kell egyesével rögzíteni, valamint ha a számlák mennyisége növekszik, létrejön az a minta, amely megmutatja, hogy a mennyiség növekedésével együtt kisebb mértékben emelkedik a webáruház könyvelés időigénye, mint egy hagyományos vállalkozásé. Ez azt jelenti, hogy nagyobb forgalomnál a webáruház könyvelés díja az automatizálás révén kedvezőbb lehet.
Megvan tehát az előnye annak, ha a digitalizáció felé fordulunk, webáruházak esetén ez pedig szinte elengedhetetlen.
A webshopok könyvelése sem sokkal bonyolultabb a hagyományos boltokénál, de akadhatnak buktatók. A biztonságos és megbízható webáruház indulásában szívesen segítünk, és közösen eligazodunk a megfelelő megoldások kialakításában.
Az adóstratégiai konzultációnk segít kiválasztani a legjobb adózási formát a webshopnak. De a cégalapításban is tudunk segíteni, hogy webáruháza az első pillanattól a jó úton járjon.
A cikk megosztásával hatalmas segítséget nyújthat ismerőseinek, akik webshopindításon gondolkodnak.
