A digitális világ egyre nagyobb szerepet kap, számos cég teszi át vállalkozását az online térbe. Ez pedig a webáruházak számának növekedését is jelenti. Jogos a kérdés: miben különbözik egy webshop könyvelése a hagyományos könyveléstől? Mikre kell odafigyelni, és milyen hibákat véthetünk? Következő cikkünkben ezekre a kérdésekre adunk választ.

Ha webáruház indítására adjuk a fejünket érdemes mélyebben informálódni a könyvelést és a pénzügyet illetően, mivel egyes elemeiben eltér a hagyományos könyveléstől. Ezen szabályok ismerete pedig már a kezdeteknél jól jöhet.

A webshopok ugyanis az e-kereskedelem magját képezik, folyamatosan változó és nagyszámú vásárlóval számolnak, a vásárlások értéke pedig mindig különböző. Ezért aztán, mielőtt belevágnánk, célszerű mindenre gondolni: így nem érhet majd meglepetés.

Webáruház indítása: milyen költségekkel számoljunk?

Mielőtt részletesen belevágunk, mikre kell odafigyelni a könyvelésnél, fontos, hogy összeszedjük, mivel is jár egy webshop indítása. Hiszen a kezdeti kiadások magasak lehetnek, és a karbantartás összegei is folyamatos tervezést igényelnek.

Webshopindítás költségei

• webshopmotor költsége: ez attól függ, hogy saját fejlesztésű, bérelt vagy open source webshop motorról van szó;
• domainvásárlás: el kell dönteni azt is, hogy magyar vagy nemzetközi piacra célzunk (hu vagy com végződés);
• SSL-tanúsítvány: a titkosított fizetésért;
• tárhelyvásárlás: a gyorsaság miatt nem mindegy, milyen tárhelyet vásárolunk, így nem éri meg spórolni;
• számlaképesség: a webshop indításához vállalkozásra is szükség lesz ;
• pénzügyi partner: hol és hogyan fizetnek majd a vásárlók? A pénzügyi partnerek (bankkártyás fizetés, PayPal stb. ezért jutalékot számít fel.

Webshopüzemeltetési költségek

• termékbeszerzés: beszerzés esetén bekerülési költséggel és szállítási díjjal is számolni kell;
• gyártás: attól is függ a költsége, hogy magunk gyártjuk-e, amennyiben igen, úgy eszközköltséggel, anyagköltséggel stb. is számolni kell;
• raktározás és logisztika: a termék mérete meghatárzza, milyen költségekkel kell majd számolni;
• pénzügyi tranzakciók díja: a terméket egy védett csatornán keresztül vásárolják meg, amelynek költsége van;
• jogi és könyvelési kiadások: a jogi költség egyszeri, a könyvelési díj azonban folyamatos;
• fejlesztés és karbantartás: ahogy növekedik a webáruház, úgy lesz szüksége folyamatos fejlesztésre;
• ügyfélszolgálat: igaz ez az ügyfélszolgálati díjakra is;
• marketing: nem csak indításnál, hanem folyamatosan szükséges invesztálni a marketing erejébe.

Eltér a webáruház könyvelése a hagyományostól?

A webshop könyvelésénél két olyan speciális szabály lép életbe, amelyek eltérnek a hagyományos könyveléstől.

• Minden tranzakciónál kötelező számlát kiállítani: ez lehet elektronikus számla is, de amikor a termék kiszállításra kerül, szükség van összesítő dokumentumra. Ez akár lehet a szállítólevél, vagy egy másolat a számláról, papíralapú számla esetén pedig az eredeti is, de a csomagnak tartalmaznia kell valamelyiket.
• A szállítási díj áfájára rékerül a termék áfakulcsa: mivel ezesetben több dologra is érdemes figyelni, ezért az alábbiakban részletesen kiderül, mit is értünk ezalatt.

Mire figyeljünk a szállítási díjak kapcsán?

A webshop könyvelésénél fontos tudni, miben tér el egymástól a szállítási díj és a szállítási költség.

• A szállítási költség: azt az összeget jelöli, amelybe a szállítás kerül a webshop tulajdonosának számára, ezt az összeget fizeti a futárcég vagy a posta részére;
• a szállítási díj: ez az összeg, amit a vevő fizet webáruház számára, azaz, amibe a szállítás kerül majd.

Mivel a két díjnak áfaszámítás szempontjából nincs köze egymáshoz, ezért fontos különbséget tenni közöttük. Ugyanis a szállítási díj esetén a rendelést tartalmazó termékek közül a legmagasabb áfakulccsal rendelkezőt vesszük figyelembe. Ez általában 27%.

Azonban azt fontos tudni, hogy a Magyar Posta által nyújtott szolgáltatások ugyan áfamentesek, a szolgáltatás díja mégis felveszi a kiszállított termék áfáját, ugyanis kapcsolt szolgáltatásnak minősül.

Emellett azt is tudni kell, hogy az áfa visszafelé is így működik: tehát 5%-os áfakulcsú terméket 5%-os áfával számlázhatunk, hacsak a rendelésben nincs magasabb áfájú termék.

Milyen szabályoknak kell megfelelnie a webshopnak?

Az alábbiakban egyesével is végig vesszük azokat a szabályokat, amire egy webshop tulajdonosának figyelnie kell.

Számlaképesség

A webáruház indításához egyéni vállalkozás, vagy céges forma megléte szükséges. Tehát vállalkozási forma és adózási forma kell ahhoz, hogy webshopot indíthassunk.

Magánszemélyként az online piactereken 600 000 Ft-ig adómentes a kereskedő, így ezt mindenképp figyelembe kell venni.

Engedélyek

Az alábbiakra is fontos kitérni, hiszen a hatóságok felé be kell jelenteni őket:

• a tevékenységi kör;
• a csomagolás;
• az adatkezelési tevékenység.

Emellett be kell jelenteni a tevékenységet a székhely szerint illetékes önkormányzat jegyzőjénél.

Tevékenységi kör

A webáruházak általában a 4791 TEÁOR számhoz tartozó tevékenységi kört veszik fel, amely a “Csomagküldő, internetes kiskereskedelem” név alatt fut.

Környezetvédelmi termékdíj

Amennyiben a webshop termékeit mi magunk csomagoljuk, úgy a NAV-nak be kell jelenteni ezt és környezetvédelmi termékdíjat kell fizetni.

Továbbá a környezetvédelmi termékdíj a szórólapokra, reklám kiadványokra irodai papírra és POS anyagokra is vonatkozik. Ezen kívül, ha környezetterhelő terméket árulunk, szintén kötelesek leszünk a termékdíjat megfizetni.

Adatkezelés

Mikor válik valaki adatkezelővé? Ezt fontos tisztázni, ugyanis a NAV illetve a NAIH felé bejelentési kötelezettsége lesz a webáruház tulajdonosának, amennyiben:

• a vásárlók adatait direkt marketingre, nyereményjátékra is felhasználjuk;
• hírlevelet küldünk számukra.

Ebben az esetben nyilvántartási számra is szükség lesz.

Ezzel szemben nem terheli a tulajdonost kötelezettség, ha:

• adatokat tárolunk a vásárlókról;
• ők pedig a személyes adataikkal regisztrálnak a webshopba.

Adatok feltüntetése

A webáruház indítása kapcsán az a kérdés is felmerülhet, hogy milyen adatokat kell feltüntetnie a cégnek.

Ezek az alábbi általános adatok:

• név, vagy cégnév;
• a kapcsolattartó személy neve;
• elérhetőségek feltüntetése – e-mail cím, telefonszám, cím, stb.;
• vállalkozói igazolvány száma, adószám, vagy a cégjegyzékszám;
• Adatvédelmi Tájékoztató és Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF).

Továbbá fel kell tüntetni a vásárlót érintő jogi információkat is:

• a fizetési opciókat;
• a kézbesítés módjait;
• az elállási jogot;
• a garancia, szavatosság, jótállás részleteit;
• az adatvédelmi tájékoztatást;
• a megrendelés után visszaigazolás küldésének kötelezettségét;
• valamint fel kell tüntetni a megrendelés elküldése előtti tájékoztatást is.

Végül a termékkel kapcsolatos adatokat is meg kell jeleníteni, mint:

• a termék neve;
• leírása;
• ára.

Kedvezmények, hűségprogramok könyvelése

Egy jó webáruház időnként kedveskedik a vásárlóinak, és kedvezményeket nyújt. Később pedig hűségprogramot és pontokat is kialakít, ezáltal növelve az elköteleződést.

Igen ám, de ez is rejthet magában figyelemreméltó elveket. A kedvezmények esetén nagyon fontos, hogy átlátható és érthető szabályrendszer övezze őket. Ellenkező esetben ugyanis az adóhivatal beleköthet, éppen ezért a legegyszerűbb, ha a számlán is megjelennek a kedvezmények.

Ennek szabálya, hogy az áfát a teljes ár után fizetjük, tehát ezt mindenképp tartsuk szem előtt.

Szintén fontos, hogy a hűségpontok esetén hogyan adózunk. Ha a hűségpontok vásárlással szerezhetők meg, akkor a pontok levásárlásakor utólagosan érvényesített kedvezményt számolunk el, amit a számlán negatív tételként fel kell tüntetni. Ebben az esetben nincs extra adófizetési kötelezettség.

Más a helyzet akkor, ha vásárlás nélkül is kaphat pontot a vásárló, például a regisztrációért, feliratkozásért stb.. Amikor az így szerzett pontot beváltja a vevő, nem egy korábbi vásárlása után járó, utólagosan érvényesített kedvezményt kap, hanem ajándékot, tehát ennek megfelelően kell adózni.

Miben tér el a webshopok számlázása?

A webáruház esetén minden egyes értékesítést egy számla kiállítása követ. A számlát célszerű e-számla formájában kiállítani, majd eljuttatni a vásárló felé. Ez lehet egy e-mail melléklet, de az is jó, ha a vásárlás végén rögtön letölthetővé tesszük az e-számlát.

Érdemes az ÁSZF-ben megfogalmazni, hogy e-számla kerül kiállításra a vásárlást követően, így egyértelműsítjük a folyamatot.

Miért jó az elektronikus könyvelés a webshopoknak?

A könyvelés célja, és ez nem csak a webáruházakra vonatkozik, az, hogy segítse a fejlesztéseket és az üzleti folyamatokat követhesse. Az üzleti terv a konverziók, kosárérték, a vevők száma stb. olyan változókon alapszik, amelyek előre lendítik a vállalkozást és folyamatos növekedést tesznek lehetővé.

Célszerű az üzleti tervet a könyvelővel is végig futtani, hogy a tervezések folyamatában már pénzügyi rálátásunk is lehessen.

Emellett érdemes digitalizálni a könyvelést is ott, ahol csak lehet.

Miért jó az online könyvelés?

• automatizáció: nincs elgépelés, kevesebb a számviteli hiba;
• adminisztráció: csökkenti a papíros adminisztrációt, nem kell rendezgetni a papíralapú elemeket, minden könnyebben utánkereshető;
• az e-számla előnye: a könyvelő számára is bármikor elérhetőek online;
• hatékonyság: az e-számlákat nem kell egyesével rögzíteni, valamint ha a számlák mennyisége növekszik, létrejön az a minta, amely megmutatja, hogy a mennyiség növekedésével együtt kisebb mértékben emelkedik a webáruház könyvelés időigénye, mint egy hagyományos vállalkozásé. Ez azt jelenti, hogy nagyobb forgalomnál a webáruház könyvelés díja az automatizálás révén kedvezőbb lehet.

Megvan tehát az előnye annak, ha a digitalizáció felé fordulunk, webáruházak esetén ez pedig szinte elengedhetetlen.

A webshopok könyvelése sem sokkal bonyolultabb a hagyományos boltokénál, de akadhatnak buktatók. A biztonságos és megbízható webáruház indulásában szívesen segítünk, és közösen eligazodunk a megfelelő megoldások kialakításában.

Az adóstratégiai konzultációnk segít kiválasztani a legjobb adózási formát a webshopnak. De a cégalapításban is tudunk segíteni, hogy webáruháza az első pillanattól a jó úton járjon.

A cikk megosztásával hatalmas segítséget nyújthat ismerőseinek, akik webshopindításon gondolkodnak.