Cég könyvelésének ellenőrző csekklistája

Ezt a csekklistát azért készítettük, hogy néhány perc alatt ellenőrizhesd, hogy minden rendben zajlik a céged könyvelésével.

A következetes, folyamatos, alapos és profi könyvelés aranyat ér a cégnek – és ugyanígy nagyon komoly károkat tud okozni, ha a könyvelés esetleges, felszínes, nem elég alapos. A lehetséges pénzügyi ballépések elkerülése, a legális adózási kiskapuk megtalálása akár milliókat is spórolhat a cégednek.

A sikeres vállalkozás alapja ugyanis, hogy a könyvelés proaktívan működjön. Ennek sok feltétele van, de jó könyvelő–vezető kapcsolat nélkül máris nagyságrendekkel nehezebbé válik sikereket elérni.

Fontos hangsúlyoznunk, hogy ez a csekklista nem a bűnbakot keresi, hanem a megoldást. Legyen bármi is a teszt végeredménye, a felelősség általában nem egy embert terhel. Az eredmény függvényényében tehát érdemes megtalálni és javítani a konkrét hibapontokat – amiben szintén tudunk segíteni.

Kapcsolattartó neve
E-mail cím
Cégnév
1. Hány alkalmazottat foglalkoztat a céged?
2. Mekkora a cég éves árbevétele?
3. Mekkora a cég éves bérköltsége?
4. Milyen adózási forma szerint adózik a cég?

Amennyiben céged nem éri el a 3 milliárd Ft árbevételt, alkalmazottaid száma pedig 50 fő alatt van, a cég bérköltségei viszont magasak, költséghatékonysági szempontok alapján nagy valószínűséggel érdemes lehet a KIVA szerint adózni. Erről a könyvelődnek tájékoztatnia kellett. Ellenkező esetben lehet, hogy évi több millió FT-os adóhátrányod is keletkezhet.

5. Mindig tudod, hogy mit és miért utalsz az adóhatóságnak – és egyéb hatóságoknak?

Itt nem az a fontos, hogy maga a hatóság mit kezd a befizetett adóval, hanem az, hogy tisztában vagy-e azzal, hogy melyik adónem kiszámítása mi alapján és hogyan keletkezett.  Lehetséges, hogy vannak olyan feleslegesen kifizetett adók, melyek optimalizálhatóak egy profi adóstratégiai tanácsadást követően.

6. Vevő és/vagy szállító analitikán szerepelnek olyan tételek, amik korábban már kifizetésre kerültek? (Vannak például olyan kintlévőségeid, amit már kifizettetek «közüzemi díjak, partnerkifizetések stb.»?)

A könyvelő céggel rendszeresen célszerű egyeztetni a vevő-szállító analitikát, mert lehet, hogy vannak olyan kintlévőségeid, amikről nem is tudsz, illetve szállítói számlák kifizetése már megtörtént, de a könyvelés szerint még nyitottnak látszik. A könyvelőtől havonta, de minimum negyedévente kérj be agy aktuális szállítói és vevő kintlévőségi listát, ahol célszerű ellenőrizni, hogy a nyitott tételek szerinted is valóban nyitottak-e. 

7. Egyezik-e a nettó árbevételed a főkönyvi kivonatban a számlázóból kiállított nettó összeggel?

A naprakész könyvelést így könnyen ellenőrizheted. Ha nagyon nem egyezik az összeg lehetséges, hogy nem naprakész a céged könyvelése.

8. A házi pénztáregyenleg egyezik a valós pénztáregyenleggel? Esetleg mínuszba megy?

Havi pénztárjelentést kérhetsz a könyveléstől, ahol ellenőrizni tudod a valós pénztáregyenleget, hogy egyezik-e a könyveléssel a cég házi pénztárában lévő pénz.

9. NAV adófolyószámlát lekérve van-e túlfizetés vagy tartozás valamelyik adónemen?

A magyarorszag.hu Ebev szolgáltatásán keresztül tudod lekérni NAV adófolyószámlát: https://regi.ugyintezes.magyarorszag.hu/szolgaltatasok/ebev.html Az adónem egyenlegeket célszerű egyeztetni. Ha van egyes adónemen túlfizetés, akkor lehetséges, hogy a NAV-nál parkol feleslegesen a cég pénze.

10. Van-e tartozás a lekért adófolyószámlán?

Ha tartozásod van és nem tudsz róla, akkor könnyen inkasszót is kaphatsz a NAV-tól, illetve a köztartozásmentes adatbázisból is lekerülhetsz.  Egy inkasszó nagyon sokat ronthat a céged megítélésén egy hitelnél, pályázatnál és egy üzletkötésnél is. A mai világban az üzleti partnerek már sokkal inkább ellenőrzik azt, hogy kivel kötnek szerződést. Ha azt látják, hogy volt inkasszó egy cégnél, akár meghiúsulhat az üzlet is.  A NAV végrehajtás a cégkivonaton is látszik.

11. Az aktuális tárgyieszköz-listán szerepelnek-e olyan tételek, amiket a cég már rég nem használ?

Kérj be tárgyieszköz-listát a könyvelőtől. Ellenőrizd, hogy vannak-e olyan eszközök, melyeket már rég nem használ a cég. A selejtezés alapvetően a cégvezető feladata, de egy jó könyvelő legalább évente figyelmezteti a cégvezetőt a selejtezésre és tárgyieszköz-leltárra.

12. Minden könyvelésre leadott számla szerepel az adott havi ÁFA listán?

A NAV már minden cégnévre kért számlát lát. Ha egy számla nem kerül elszámolásra a cég könyvelésében áfa szempontjából, akkor a NAV könnyen ellenőrzést/adategyeztetést indíthat a cég ellen. Kaptál megfelelő tájékoztatást a könyvelődtől, hogy melyik számla számolható el áfa szempontból?

13. Van-e információd cégautó lízinggel, tartós bérlettel kapcsolatban? Tudod-e mik az előnyei ezeknek a konstrukcióknak? Az áfa hány százalékban vonható le ezekben az esetekben?

A cégesautó-vásárlásnak nagyon sok előnye van, de fontos az is, hogy a céges használat igazolhatóságával is tisztában légy az adókockázatok elkerülése miatt.

14. Segíti a könyvelőd/bérszámfejtőd a munkaügyekkel kapcsolatos feladatokat (pl. szerződésminták, iratminták, segédletek elkészítése)?

A mai modern könyvelő/bérszámfejtő már mindenben támogatja és segíti ügyfeleit, amiben csak tudja. Minél kevesebbet foglalkozol munkaügyi adminisztrációval, annál több időd marad céged fejlesztésére.  

15. A cég könyvelője heti szinten könyvel?

A heti könyveléssel naprakészebb lesz a cég könyvelése. Egy naprakész könyvelés a cég pénzügyének munkáját jelentős részben – vagy teljesen – kiválthatja. Olyan listák, kimutatások, utalási file-ok nyerhetőek ki a könyvelésből, melyek a banki utalást megkönnyítik, amivel jelentős időt lehet megspórolni.
A naprakész könyvelésből mindig látszanak az aktuális vevői kintlévőségei is. Valamint a bérek utalása is automatizálható. A profi könyvelőiroda nemcsak pénzt, hanem időt is spórol az ügyfelének.

16. Kapsz-e havonta – vagy legalább negyedévente riportot – a könyvelés állásáról, eredményéről?

A hatékony pénzügyi döntéseidhez elengedhetetlen, hogy a könyvelésből kinyerhető cégvezetőt támogató kimutatások riportok a rendelkezésedre álljanak.
A jó könyvelő a cég pénzügyeit cash-flow szempontból és számviteli szempontból is átlátja.
Sok cégvezető csak a cash-flow szempontot nézi, ez nagyon veszélyes pénzügyi döntést hozhat. Ezért fontos mindkét szemléletet figyelembe venni a döntéshozáskor.

17. A könyvelői riportok tartalmaznak-e változtatásra tett javaslatokat?

A riportok elemzése és nem szakmai (hanem hétköznapi nyelven) nyelvű magyarázata azért is fontos, mert a jó döntést akkor fogod tudni meghozni a cégedben, ha érted is, hogy a riport/kimutatás pontosan miről szól.
A könyvelő tanácsaival fel kell, hogy hívja ügyfele figyelmét, hogy bizonyos lépéseknek milyen előnyei és hátrányai lehetnek.

18. A könyvelő által küldött riportok a cégben mindenki számára jól értelmezhetőek?

A riportnak nem az a célja, hogy elkészüljön, hanem az, hogy cégvezető számára könnyen értelmezhető és a jól hasznosítható legyen.

19. A feltett (könyveléssel/adózással/bérszámfejtéssel kapcsolatos) kérdéseidre milyen időközönként válaszol a könyvelő?

A mai felgyorsult világban fontos, hogy mielőbb választ kapj a kérdéseidre. Ha döntés előtt állsz és kikéred a könyvelőd/adótanácsadód véleményét, de csak 1 hét múlva kap választ, addigra már lehet, hogy nem is aktuális a kérdés. Ezért reális elvárás a gyors, maximum 1-2 napon belüli válasz.

20. A jelenlegi könyvelő inkább szakmai kifejezésekkel kommunikál vagy egyszerű, közérthető stílusban fogalmazza meg a válaszait, tanácsait?

A mai modern könyvelő már nagyrészt tanácsadó is. A tanácsadásnak pedig az a lényege, hogy te is értsd, mit mond a tanácsadó. Ha nem érted, akkor azt nem fogod tudni alkalmazni, így csak szakmai fellengzősködés lesz.

21. Mennyire értesz egyet a következő állítással: a könyvelőm tanácsai és riportjai alapján könnyen tudok üzleti döntéseket hozni?

A profi könyvelő a vállalkozás egyik motorja, de ehhez kiemelten fontos, hogy a cég érdekeit szem előtt tartsa, valamint tudjon a cégvezető „fejével” is gondolkodni.

22. Mennyire értesz egyet a következő állítással: jelenleg feszültségnek érzem, hogy könyveléssel, pénzügyekkel kell foglalkoznom?

A könyvelőddel szemben abszolút jogos elvárás, hogy ne frusztrációt okozzon, hanem inkább nyugalmat hozzon a cég pénzügyi életében.

23. Mennyire értesz egyet a következő állítással: ha van egy ötletem, a könyvelő hajlandó online vagy személyesen konzultálni velem?

Az üzleti döntéseiddel kapcsolatban mindig kérd ki a könyvelőd tanácsait is. Egyrészt ő teljesen objektíven látja a cég pénzügyeit, másrészt olyan adókockázatokra is fel tudja hívni a figyelmed, amire lehet, hogy nem is gondolsz.

24. Milyen sűrűn fordul elő, hogy frusztráltan, idegesen jössz el a könyvelődtől?

A NAV és az adórendszer elég frusztrációt tud okozni. A könyvelőnek pont az a feladata, hogy a cégvezetőnek kiszámíthatóságot és nyugalmat teremtsen meg azzal a hozzáállásával, hogy ott áll mellette és mindenben számíthat a segítségére.

25. Milyen sűrűn fordul elő, hogy egy jó üzleti ötlettel jössz el a könyvelődtől?

A hatékony stratégiai üzleti döntések mögött mindig rejlenek valamilyen adózási vagy könyvelési/bérszámfejtési témák is. Ez még akkor is így van, ha cégvezetőként erre nem feltétlenül gondolsz előre. Ezért a komolyabb stratégiai döntésekbe mindig érdemes bevonni az adótanácsadót és/vagy könyvelőt, mert utólag már nem biztos, hogy korrigálható egy döntés.

Ugye nem vagy robot?Kérjük írd be a képen szereplő kódot a kérdőív véglegesítéséhez.